Die globale IT-Beratungsfirma Xebia und Digital-Spezialist SwissQ bündeln ihre Kräfte. Zur Medienmitteilung >

5 Tipps wie ich mein Product Backlog als Product Owner in den Griff bekomme


Patrick Bucheli, Head Product Engineering

Beat ist schon seit mehreren Jahren als Product Owner (PO) unterwegs, hat aber das Gefühl, nicht Herr des Backlogs zu sein. Es wächst kontinuierlich und auch die Anzahl Stakeholder des Produktes nimmt stetig zu. Selina ist neu in der Rolle des POs und tut sich schwer, sich einen Überblick über das Product Backlog zu verschaffen. Was können oder müssen Beat & Selina tun, um die Oberhand zu gewinnen?

Beides Situationen, welche ich in meinem Alltag als Product Coach immer wieder antreffe. Auch wenn die Ausgangslagen unterschiedlich sind, sind die Probleme doch die gleichen. 

Gerne gebe ich Dir fünf Möglichkeiten mit auf den Weg, damit Du mehr Ordnung in Dein Backlog kriegst und dieses dadurch in den Griff bekommst.

Tipp 1: Klar definierte Übergabe der Story an den PO

Das Team erfasst die User Story und der Product Owner priorisiert. Doch ist dieser Übergang geregelt? Ist dem nicht so, geht schnell die Übersicht verloren, welche Backlog Items neu und nicht priorisiert sind. Hierfür gibt es drei Lösungsoptionen, die meinen Erfahrungen nach gut funktionieren.

  1. Jede neu erfasste Story wird direkt dem Product Owner zugewiesen.
  2. Im Workflow wird ein Status hinzugefügt, sodass der PO weiss, wie die Story zu priorisieren ist.
  3. Implementation eines separaten Funnels für neue Backlog Items. 

Ich persönlich würde mit Option zwei gehen, doch alle Lösungen funktionieren.

Tipp 2: Macht die Priorisierung transparent

Immer wieder sehe ich, dass Product Owner aber auch Product Manager eine klare Vorstellung der Prioritäten haben, diese aber nicht in dem Product Backlog oder der Roadmap transparent machen. Nimm Dir deshalb die Zeit und verpflichte Dich, dies kontinuierlich zu pflegen. Dies hilft für weitere Diskussionen und schafft zudem Transparenz für das Team und die Stakeholder. Wenn du dann noch die Möglichkeit hast, dies direkt im Tool zu erledigen, ersparst du Dir wertvolle Zeit für Transferarbeiten.

Tipp 3: Einheitliche Prozesse für Backlog Items

Entspricht der definierte Workflow des Tools für die Backlog Items auch dem gelebten Prozess? Wenn nicht, schlage ich vor, dies hier zu Alignieren. Dabei sollen die Bedürfnisse des Teams im Mittelpunkt stehen und nicht die Rahmenbedingungen des Tools. Die Prozesse werden dabei je nach Backlog Item unterschiedlich sein. Entsprechend wichtig ist es, die Prozesse einzeln zu definieren und dann auf dem Scrum- oder Kanban-Board transparent zu machen. 

Tipp 4: Agilität erfordert Disziplin und Simplicity

Es gibt viele Möglichkeiten, Standards zu schaffen und es birgt nicht nur Vorteile. Häufig wird es über lange Zeit monoton und teilweise fast etwas langweilig. Sachen zu standardisieren hilft jedoch auch, Ordnung zu schaffen. Ist diese hergestellt, darf selbstverständlich auch wieder mehr Flexibilität rein. Nebst dem selbstverständlich kontinuierlich verbessert wird. 

Dabei bieten sich folgende Themen zur Standardisierung an:
 

  1. Inhalt der Backlog Items
  2. Agenden
  3. Abläufe

Tipp 5: Verwende einheitliche Typen für Backlog Items

Product Backlog Item Typen für Product Owners

Um Ordnung im Backlog zu schaffen, bedarf es einer einheitlichen Verwendung der verschiedenen Typen an Backlog Items. Typischerweise sind folgende Backlog Items in Verwendung:

  • Epics
  • Features
  • User Storys
  • Tasks
  • Defects / Bugs
  • Sub-Tasks

EpicsFeatures & User Storys definiere ich übergreifend als Anforderungen an das Produkt. Dies gilt auch für die Enabler.

Bei DefectsBugs oder auch technischen Schulden reden wir von Fehlern in der Software. Diese können Funktionalitäten sein, welche nicht wie erwartet funktionieren, aber auch Anforderungen, die falsch verstanden und falsch umgesetzt sind. 

Als Task definiere ich die Aufgaben, welche nicht im Zusammenhang mit Fehlern oder neuen Anforderungen stehen, wie z. B. die Analyse von neuen Anforderungen oder Deployments. Zudem machen sie die Arbeiten der Business Analyse, welche im Team sind Transparent.

Sub-Tasks definiere ich als technische Umsetzung der einzelnen Anforderungen. Diese helfen hier, das Wissen im Team zu verteilen oder unterstützen das Team beim Konservieren der Diskussionen im Refinement. 

Diese Definition ist natürlich nur eine Option, viel wichtiger ist das gemeinsame Verständnis, welche Backlog Typen für was verwendet werden und dies auch durchzusetzen. 

Ich wünsche viel Erfolg bei der Umsetzung und freue mich über eine Rückmeldung, ob die Tipps nicht nur Beat & Selina, sondern auch Dir helfen.

Bist du an weiterem Lesestoff zu relevanten Themen für dich als Product Owner interessiert? Dann kann ich Dir folgende Blogs empfehlen:

0 thoughts on “5 Tipps wie ich mein Product Backlog als Product Owner in den Griff bekomme”


Schreibe einen Kommentar