9 Regeln für den Umgang mit Kommentaren im Taskmanagement-Tool


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Die gängigen Funktionen heutiger Task- und Projektmanagement-Werkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit im Team. Unter anderem ist die Kommunikation über die Kommentarfunktion in Taskmanagement-Tools zu einem wichtigen Bestandteil geworden. Voreingestellte Automatismen werden genutzt, die eigene Pendenzenliste im Eilzugtempo verkleinert und erst noch der Mailverkehr reduziert.

Doch um die offensichtlich vorhandenen Vorteile der Kommentarfunktions-Kommunikation zu nutzen, gilt es, sich an einige Regeln zu halten. Nachfolgend eine kurze Geschichte zu dieser relativ neuen Form der Kommunikation und einige Guidelines, die allen Beteiligten das Projektleben erleichtern.

Robert ist Testmanager in einem mittelständischen Softwarehaus. Zusammen mit Michael, seinem Projektleiter, hat er sich kürzlich für die Einführung eines neuen Taskmanagement-Tools eingesetzt. Die bisher verwendete und vor Jahren selber entwickelte Lösung wurde damit ersetzt. Nach der Evaluation des optimalen Tools (Wie finde ich die optimale Testmanagement-Software) und der nachfolgend minutiösen Konfiguration der zu pflegenden Attribute, Stati und Workflows wurden alle beteiligten Mitarbeitenden in das Tool und die damit verbundenen neuen Abläufe eingeführt.

Bereits wenige Tage nach der Einführung des Tools zeigte sich bereits ein umfangreiches Backlog an erfassten Aufgabentasks, Supporttickets und Testcases. Positives Feedback zum benutzerfreundlichen und im modernen Look erscheinenden Tool liess ebenfalls nicht auf sich warten. Zufrieden stellten Robert und Michael fest, die richtige Wahl getroffen zu haben.

Das neue Tool liefert ein weites Spektrum an Funktionen, welche durch alle Beteiligten rege genutzt werden. Unter anderem kann jederzeit auf allen erfassten Tasks ein Kommentar erfasst werden. Es kann gar eingestellt werden, dass betroffene Projektmitarbeiter im Falle eines neuen Kommentars via Mailnotifikation darauf hingewiesen werden. Es scheint fast, als ob mitunter damit die Kommunikationsprobleme und die Nachvollziehbarkeit aus vergangenen Tagen eliminiert seien.

Michael, der Projektleiter als zentraler Verwalter aller erfassten Anforderungen stellt jedoch schon bald fest, dass die Kommentarfunktion als solches nicht nur Segen, sondern auch Fluch ist, denn:

  • die Nachvollziehbarkeit bei Tasks mit mehr als fünf aufeinanderfolgenden Kommentaren wird immer schwieriger
  • oftmals wird keine konkrete Person im Kommentar angeschrieben und das Ticket bleibt tagelang liegen, da sich niemand verantwortlich fühlt
  • es werden taskfremde Themen in den Kommentaren behandelt
  • es werden andere Tasks verlinkt und auf Anhänge in diesen Tasks verwiesen
  • im zehnten aufeinanderfolgenden Kommentar wird auf einen neuen Anhang im aktuellen Task verwiesen
  • es werden die falschen oder zu viele Ansprechpartner im Kommentar markiert
  • die Kommentarfunktion ersetzt schleichend das Statuskonzept (z.B. mit Kommentaren wie „Ticket ist erfolgreich getestet“). Statusänderungen und Zuständigkeitswechsel werden vernachlässigt

Als Folge davon, bittet Michael alle Projektbeteiligten (Business Analysten, Tester, Entwickler, Business Consultants) nur noch taskrelevante Kommentare zu erfassen und stellt die Regel auf, dass jedes Ticket nicht mehr als 5 Kommentare aufweisen darf. Doch die Regel verwässert Stück für Stück wieder und hat den auftretenden Problemen nur marginal entgegen gewirkt.

Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Kennen Sie aus eigener Erfahrung das Problem mit den ausufernden Kommentaren und Pingpong-Diskussionen? Müssen auch Sie ständig diverse Kommentare nochmals lesen um auf dem neuesten Stand zu sein und zu verstehen, wer jetzt tatsächlich als nächstes etwas unternehmen muss?

Wenn ja, dann lesen Sie bitte weiter, denn mir geht es genauso. Da mir diese Problematik aus verschiedenen Projekten bekannt ist und mir meine Arbeit als Testmanager vielfach komplizierter macht, habe ich mir Gedanken zu einen kleinen Regelwerk gemacht.

Regel #1: Adressaten immer direkt ansprechen

Die meisten Tools bieten in der Kommentarfunktion an, dass Adressaten (andere Projektmitarbeitende) markiert werden können. Sollte aus prozesstechnischen Gründen ein Assigning des ganzen Tasks an die anzusprechende Person nicht gegeben sein, ist somit die Möglichkeit vorhanden gezielt die gewünschten Personen anzusprechen. Dies sollte in diesem Fall wann immer möglich genutzt werden, denn so können vom Tool her automatisch Notifikationen per Mail an die betroffenen Personen versendet werden. Werden Personen lediglich in Textform erwähnt, so erfahren diese womöglich nie oder nur durch Zufall von diesem Kommentar.

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Als Faustregel gilt, pro Kommentar sollte nur ein Adressat direkt angeschrieben werden. Grund dafür ist, dass damit klargestellt wird, wer als nächstes innerhalb dieses Tasks eine Aufgabe zu erfüllen oder auf diesen Kommentar zu antworten hat.

Falls mehrere Adressaten angesprochen werden müssen, befürworte ich, die angesprochenen Personen in Aufzählungsform anzusprechen und jeweils pro Person die gewünschte Reaktion zu formulieren. So kann für jeden Adressaten der entsprechende Auftrag formuliert werden. Eine pauschale Anrede im Stile von

          “Hallo @Fritz, @Robert, @Michael, @Alain”

macht dementsprechend wenig Sinn.

Regel #2: Kein taskfremder Inhalt in den Kommentaren

Ich stelle oftmals fest, dass sich Diskussionen in Tasks vom eigentlichen Thema entfernen oder sich um ganz andere Themen drehen. Typische Texte sind dabei:

  • und übrigens habe ich noch festgestellt, dass…
  • ähnlich ist es auch bei…
  • im gleichen Atemzug könnte doch auch gleich noch…

Handelt es sich um taskfremden Inhalt muss dieser als separates Issue aufgenommen werden. Wird anlässlich der Kommentare zusätzlicher Inhalt in den Task aufgenommen, so muss dies zwingend in der dafür vorgesehenen Taskbeschreibung beschrieben werden und allenfalls als Ganzes neu geschätzt werden, da sich der Aufwand dabei entsprechend verändert.

Regel #3: Kein Ping Pong-Diskussion

Die Kommentarfunktion ist nicht dazu vorgesehen, eine Ping Pong-Diskussion zu führen. Gibt es bezüglich des Tickets solche Unklarheiten, dass eine derartige Diskussion notwendig ist, so soll das Thema ausserhalb (z.B. via Besprechung, Telefongespräch oder Mail) geklärt werden. Zum Schluss soll im Dienste der Nachvollziehbarkeit nur das Fazit dieser Diskussion im Kommentar platziert werden.

Regel #4: Links werden verlinkt

Links zu anderen Tasks oder zu toolfremden Seiten müssen zwingend verlinkt dargestellt werden. Dies ist eine Dienstleistung für die nachfolgenden Bearbeitenden, denn niemand will Prosatext manuell in die Eingabezeile eines Browserfenster kopieren.

Regel #5: Statuskonzept/Workflow anpassen

Durch einen unvollständigen Workflow kann es dazu kommen, dass gewisse Schritte im Ablauf nicht richtig organisiert sind. Das zeigt sich unter anderem darin, dass immer wieder gleichbedeutende Kommentare erfasst werden (z.B. „Test erfolgreich abgeschlossen“). Sollten Sie das feststellen, empfehle ich, den Workflow zu überprüfen und allenfalls die notwendigen Anpassungen vorzunehmen.

Regel #6: Konzentration auf das Wesentliche

Oftmals werden Kommentare in Tasks nicht bis zum Ende gelesen. Aus diesem Grund soll mit möglichst wenigen Wörtern die Kernbotschaft mitgeteilt werden.

Regel #7: Formatiere wenn möglich und wo nötig

Gewisse Tools lassen eine Formatierung des Textes in den Kommentarfeldern zu. Eine moderate Formatierung des Kommentartextes erhöht die Lesbarkeit. Beispielsweise sollten Schlüsselwörter und Überschriften in fetter Schrift formatiert werden. Bei Aufzählungen empfehle ich Bullet Points. Farbige Texte und ungewohnte Textabstände sollten jedoch eher vermieden werden.

Regel #8: Nur wer freundlich ist, erreicht sein Ziel

Schriftliche Texte werden von jedem Empfänger anders interpretiert, deshalb gilt auch beim Kommentieren von Tasks ein freundlicher und wohlwollender Umgangston. Gehässigkeiten, Schuldzuweisungen und Anfeindungen gehören nicht in Kommentare. Erst recht, weil die Kommentare von allen anderen Projektbeteiligten ebenfalls gelesen werden können.

Anrede und Grussformel sind innerhalb der Kommentarfunktion nicht zwingend notwendig. Es darf aber jeder seinen eigenen Stil behalten und wenn dabei eine Anrede oder eine Grussformel am Schluss des Kommentars gehört, darf dies durchaus verwendet werden.

Regel #9: Projektferne Personen per Mail einbeziehen

Projektferne Personen (allenfalls ohne Zugriff oder mit wenig Kenntnis des Tools/den Abläufen) spricht man besser ausserhalb des Tools (per Besprechung, Telefon oder Mail) an. Die Erfahrung zeigt, dass projektferne Personen meist ihre Verantwortungen nicht wahrnehmen, falls sie innerhalb des Tools angesprochen werden, da sie sich schlichtweg zu wenig in diesen Tools bewegen. Der Nachvollziehbarkeit halber übernimmt der zuständige Projektmitarbeitende jedoch die Kommentierung für die projektferne Person.

Was meinen Sie zu diesen Guidelines? Könnten diese Massnahmen dazu führen auch in Ihrem Projekt für etwas mehr Ordnung im Backlog zu sorgen? Lassen Sie es mich wissen indem Sie ironischerweise die Kommentarfunktion unterhalb dieses Blogposts verwenden. Ich freue mich auf einen informellen Austausch mit Ihnen.

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