Abenteuer Konferenz-Organisation


SwissQ

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Mitte des Jahres hatte ich für 1.5 Monate kein Kundenprojekt – das alte war beendet und das neue sollte eben erst in 1.5 Monaten beginnen. Bei der SwissQ nennen wir das “auf der Bank sitzen” wenn wir auf Kundenprojekte warten oder eben eine “Lücke” überbrücken müssen. Auf der Bank zu sitzen erinnert mich irgendwie auch immer an folgendes Filmzitat: “Das Leben ist wie eine Schachtel Pralinen – man weiß nie was man kriegt.” Nur ist es eben in diesem Fall nicht das Leben, sondern die SwissQ-Bench.

Die SwissQ-Bench und ich

Habe mich schon auf App Testing eingestellt und vielleicht noch die Erfassung der restlichen Konferenz-Feedback-Bögen (sehr langweiliger aber entspannter “Bankeinstieg” und Home Office ist möglich, ist ja auch mal schön). Tatsächlich hat mein Bankeinsatz auch mit einem App Test angefangen, aber bereits am 2. Tag kam die “Anfrage” der Konferenz-Unit, ob ich wohl nicht für die kommenden 1.5 Monate aushelfen könnte, da in der Unit ein personeller Engpass bestand. Ich finde das App Testing und die anderen kleinere Projekte immer sehr abwechslungsreich, aber ich muss zugeben, dass ich mich über den “festen” Job für die nächsten anderthalb Monate doch gefreut habe.

DoneBoard

Am nächsten Tag also frisch ans Werk. Natürlich wird mit einem Sprung ins kalte Wasser gestartet – keine Ahnung was das Konferenz Team so macht und wie ich sie unterstützen könnte. Die ersten Aufgaben beinhalteten hauptsächlich Aktualisierungen der Website. Mit HTML, CSS und anderen Webtechnologien habe ich Erfahrung – zwar nicht up-to-date, aber ich weiss wie es funktioniert. Also hiess es am Anfang Inhalte einpflegen, Fotos bearbeiten, Koordination mit unserem Grafiker, neue Seiten layouten, usw. Kurz gesagt, ich war gut beschäftigt.

Konferenz Organisation in Action

Es dauerte aber nicht lange und das ganze Team konzentrierte sich vor allem darauf, das Product Management Festival (PMF) international ins Gespräch zu bringen. Anders als bei unseren bereits etablierten Konferenzen wie dem Swiss Requirements Day (SRD) oder dem Swiss Testing Day (STD) benötigt eine neue Konferenz natürlich viel mehr Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Das PMF ist zudem nicht nur einfach eine neue Konferenz, die es zu promoten galt. Nein, das PMF ist ein 4-tägiger Event mit Tutorials, Workshops und einer Konferenz. An den ersten beiden Tagen finden Tutorials mit erfahrenen Produkt Managern wie zum Beispiel Marty Cagan, Ellen Gottesdiener und Steven Haines statt. Die beiden folgenden Tage beinhalten den eigentlichen Konferenz Tag, sowie ein Unconference Day mit Workshops und Interaktiven Sessions. Das heisst, wir mussten für eine noch völlig unbekannte Konferenz sowohl Tutorial Tickets als auch 2-Tages Konferenz Tickets an den “Produkt Manager” bringen – gar nicht so einfach für ein unbekanntes Event. Zudem ist die Rolle des Produkt Managers leider noch nicht so bekannt, und daher mussten wir auch viel Informations- und Überzeugungsarbeit leisten.

Entsprechend offen war dann auch unsere Brainstorming Session, in der wir eine Fülle von Marketing-Aktionen “ers(p)onnen” haben. Hier entstanden auch die Ideen für den PMF Award und den Blog.  Bedingt durch den personellen Ausfall war die ganze Organisation der Konferenz in Verzug. Nachdem wir nun alles neu organisiert und aufgegleist hatten, waren wir endlich bereit zu kommunizieren und dann der GAU – Start der Sommerferien! Für die Kollegen mit der Aufgabe, noch Partner und Sponsoren zu gewinnen, war das natürlich eine extrem schwierige Situation. Es waren nur noch wenige Ansprechpartner erreichbar, die unsere Informationen hätten aufnehmen können.

Was sollen wir machen? Wir kommunizierten einfach! Kommunikation auf allen Kanälen durch möglichst viele Beteiligte – Partner, Ambassadors, Mitglieder des Boards als auch die Mitarbeiter. Newsletter, Blogbeiträge, Interviews, der Award, Tweets, Mailings an Partner und Ambassadors bestimmten die Schlussphase der Marketing Aktionen. Es kam wie es kommen musste – ich war voll involviert in die Organisationsarbeiten, als mein Kunde anrief mit der Bitte, wieder so rasch als möglich in meinem angestammten Consulting-Job zu starten. Die letzten 3-4 Wochen vor der Konferenz war ich also nicht mehr direkt am Geschehen beteiligt. Ich unterstütze lediglich bei ein paar kleinen Änderungen an der Seite und mit Fotos und Grafiken. Zwar informierte ich mich hin und wieder über den Status, aber kurz vor dem Event hatte ich keine Ahnung mehr über den aktuellen Stand. Wie gut wurden die Tutorials gebucht, wie viele Tickets wurden verkauft? War unser Einsatz erfolgreich?

Endlich! Der grosse Tag

Dann war es soweit –  erster Konferenztag. Leider konnte ich nicht selbst an der Konferenz teilnehmen, habe aber natürlich versucht, die Tweets zu verfolgen. Mittwochmorgen, Twitter App gestartet und Filter auf #PMF13…Spannung…wird überhaupt viel getwittert? Was schreiben die Leute? was passiert, wie sind die Reaktionen? Und dann auf einmal ging es los.

speakerRoom

Ich hatte ein absolut positives Gefühl. Es gab verhältnismässig viele Tweets (im Vergleich zu STD und SRD) was vermutlich daran lag, dass 60% internationale Gäste waren. Die Inhalte der Tweets vermittelten durchweg ein positives Bild. Das Verfolgen der Tweets gab mir richtig das Gefühl, was zu verpassen. Toll. Was kann einer neuen Konferenz besseres passieren, als dass dieses Bild durch die Tweets der Teilnehmer übermittelt wird? Ich hatte den ganzen Tag richtig Spass an den Tweets. Hier eine wirklich sehr kleine Auswahl.

Am Abend habe ich dann kurzentschlossen noch den Apero besucht und bei meinen Kollegen vor Ort dann natürlich erst mal Gewissheit verschafft, ob es wirklich so gut war wie es auf Twitter rüberkam.  Ich habe nur positive Stimmen und vor allem glückliche Gesichter gesehen, es war einfach nur ein tolles Gefühl. Es war so schön, dass die Konferenz nach all den Schwierigkeiten, Herausforderungen und Problemen so gut gelaufen ist und bei allen Teilnehmern (Speaker und Besucher) ankam. Und ich muss gestehen, es hat mir persönlich ein wirklich extrem positives Gefühl gegeben – wir haben alle so hart dran gearbeitet – es war ein sehr befriedigendes Gefühl, ein Teil davon gewesen zu sein. Hatte ich in dieser Form noch selten in meinem Job.

… und wie war´s nun auf der Bank

Was habe ich aus diesen 6 Wochen mitgenommen? Auf jeden Fall einen wichtigen Reminder: Es ist erst vorbei, wenn es vorbei ist. Bis zum Schluss hat das Team alles gegeben und es hat sich gelohnt. In den letzten Tagen ist noch viel passiert. Beeindruckend fand ich auch die Macht der Kommunikation, die Stärke einer Community und die Energie eines gesunden Networkings. Und natürlich gibt’s auch parallelen zu SW Projekten. Planung ist wichtig, aber es wird auf jeden Fall einiges schief gehen und dann ist ein guter PM (noch besser ein gutes Team) unverzichtbar. Kurzfristig reagieren, sich der Situation anpassen, das Beste herausholen und nicht in den Panikmodus verfallen. Ein Team mit der Möglichkeit, sich zu entfalten bringt unheimlich viel Fähigkeiten und Kreativität in ein Projekt.

Ich würde mich freuen wenn ich wieder mal der Konferenz Unit aushelfen kann (vielleicht beim Agile Leadership Day – für mich war dieser “Bank-Einsatz” eine wirklich tolle Erfahrung. Es ist ein interessanter und unberechenbarer Job und die Leute im Konferenz Team meistern ihn ganz grossartig.

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