Retrospektiven mit verteilten Teams – wie geht das?


Björn Schuster, Senior Consultant

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Retrospektiven mit verteilten Teams. Das kommt immer mehr. Ich meine damit nicht unbedingt Teams die über die halbe Welt verstreut sind, aber beispielsweise ist ein Teil der Teammitglieder einfach nicht im (selben) Office.

Wie mache ich Retrospektiven mit verteilten Teams

Ich mache Retrospektiven mit verteilten Teams inzwischen mittels Skype, einem Tischmikrofon und Lautsprecher und falls vorhanden mit einer Konferenzkamera.
Die meisten der verteilten Teammitglieder schalten ihre jeweilige Kamera auch ein; es hilft einfach sich gegenseitig zu sehen, wenn es um möglicherweise heiklere Themen geht.

Je nach Übung spiele ich als Scrum Master auch den Proxy für die nicht physisch anwesenden Teilnehmer, indem ich für sie beispielsweise Post-Its schreibe und aufhänge, während sie diese Kommentieren. Dasselbe geschieht bei Abstimmungen welche Vorhaben oder Verbesserungen wir als nächstes angehen wollen.

Bisher keine allzu guten Erfahrungen habe ich mit online Post-Its gemacht (z.B. stickies.io). Das liegt aber am Teamsetup. Die Mehrheit der Teammitglieder war normalerweise eben doch direkt vor Ort. Bei denen wollte ich die Kommunikation lieber so direkt wie möglich gestalten und nicht via Laptop. Deshalb sind diese Tools für mich bisher nicht in Frage gekommen. Mit einem vollständig verteilten Team wäre dies aber sicher eine mögliche Lösung. Die Verwendung eines solchen Tools habe ich an verwandter Stelle gesehen: Themen sammeln und ranken für das Inspect & Adapt in SAFe – funktionierte sehr gut.

Das bringt mich auch schon zum nächsten Punkt: welche Techniken kann man mit verteilten Teams bei Retrospektiven eigentlich einsetzen?

Was funktioniert mit verteiltem Teamsetup

Prinzipiell kann fast alles funktionieren, was bei einem nicht verteilten Team auch funktioniert. Es kommt auf zwei Dinge an:

  • vorhandene Technik
  • Maturität und Experimentierfreude des Teams

Wenn die Technik es erlaubt, kann mit physischen Flipcharts oder Pinwänden gearbeitet werden, falls vorhanden auch mit Hilfe von elektronischen Boards (beispielsweise Microsoft Surface Hub oder Rentouch); in dem Fall übernimmt einer den Proxy für einen oder mehrere verteilte Teammitglieder.

Flipchart

Ein typischer Ansatz für eine Retrospektive, der auch bei verteilten Teams funktionieren kann

Die einzelnen Teammitglieder müssen bereit sein sich auf dieses Format einzulassen und zu experimentieren. Was bei Ihnen mit den gegebenen Mitteln funktioniert und ihnen weiterhilft und was nicht. Auch hilft es enorm, wenn sich die Teammitglieder hin und wieder auch mal physisch treffen (das hilft nicht nur bei der Retrospektive).

Wenn diese beiden Dinge erfüllt sind, kann eigentlich alles funktionieren was man sonst in einer normalen Retrospektive macht (ok, Kuchen für alle mitbringen ist etwas schwieriger, aber auch das kann man möglicherweise für die verteilten Teammitglieder arrangieren).

Sogar Arbeit in Kleingruppen ist machbar, solange ein paar der tatsächlich Anwesenden ihren Laptop oder ähnliches mitbringen.

Flipchart Kleingruppen

Selbst die Arbeit inn Kleingruppen kann mit verteilten Teams funktionieren.

Was ist erforderlich damit Retrospektiven mit verteilten Teams funktionieren?

Was mich an der normalen Zusammenarbeit von colocated Teams sonst stört, ist im Kontext von verteilten Teams zwingend: die Verwendung von Technologien zur Kommunikation. Somit muss das Kommunikationsequipment bei verteilten Teams stimmen. Für die Retrospektive sind mindestens ein Videochat-Tool, ein Tischmikrophon, sowie Tischlautsprecher erforderlich. Idealerweise eine Telefonkonferenzanlage oder gar eine Videokonferenzanlage. Zur Not reicht auch eine gute Webcam.

Ein offenes Team, das bereit ist sich auf dieses Format einzulassen, inklusive der möglichen Verzögerungen durch die Verwendung von Kommunikaitonstechnologien. Zudem braucht es die Bereitschaft, alle Teammitglieder miteinzubeziehen; egal wo sie sich befinden.

Ein Beispiel, was möglich ist

Ein Teammitglied (das jetzt mein Nachfolger als Scrum Master ist) hat folgende Übung in einer Retrospektive mit einem verteilten Team als Retrospektiven-Eröffner durchgeführt:

  • Jedem der verteilten Teammitglieder hat er einen Satz geschickt in dem etwas beschrieben wird (jeweils ein Teil einer Burg/Schloss: Kerker, Garten, Turm und Treppe)
  • Die verteilten Teammitglieder haben sich mit anwesenden Teammitgliedern zu Zweierteams zusammengeschlossen
  • Das entfernte Teammitglied hat dem Teammitglied vor Ort gesagt was es zeichnen soll, ohne zu verraten was es schlussendlich werden soll (also nicht sagen “zeichne einen Garten”, sondern “viele vertikale, kurze Striche, dann einen etwas längeren und dickeren mit konzentrischen Kreisen am oberen Ende” => Gras und Blume)
  • Dazu musste die Position auf dem Flipchart angegeben werden wo dies gezeichnet werden sollte
  • Das entfernte Teammitglied war mittels Videokonferenz angebunden und konnte das Flipchart sehen.

Alle Teammitglieder hatten grossen Spass und es war gleichzeitig eine Erinnerung daran, wie das Team täglich miteinander arbeitet: teilweise Pairprogramming via Videochat und dass es dort eben doch ein paar Verständigungsprobleme geben kann.

Unsere Agile Coaches unterstützen Sie gerne beim Setup und der Moderation von Retrospektiven. Die SwissQ Academy bietet entsprechende Kurse.

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