Good Practice für Remote Facilitation – die Top-Ten


Peter Erne, Principal Consultant

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Die Coronakrise hat uns unvermittelt gezwungen, ganz neue Zusammenarbeitsformen zu lernen. Video-Konferenzen nutzen wir heute ganz selbstverständlich im Team, mit Vorgesetzten, Kunden und Kollegen. Mir geht es genauso. Nicht selten fühle ich mich abends ziemlich erschöpft nach Stunden der Kommunikation mit unzähligen Partnern ausschliesslich am Bildschirm. Andererseits bin ich immer wieder überrascht, wie viele Informationen wir ausgetauscht haben und wie die Arbeit trotz räumlicher Trennung und neuen Arbeitsprozessen und Hilfsmitteln weiter geht. Einfach etwas anders – “Remote als Default”. Für längere (einmalige oder wiederkehrende) Workshops kann dies eine Herausforderung sein. Es hat sich bewährt, einige einfache Regeln zu vereinbaren. Nachfolgend meine persönlichen Top Ten

  • Wir starten pünktlich und alle tragen dazu bei, die vereinbarten Zeiten einzuhalten. Wir wählen uns etwas vor dem Start ein.
  • Wir klären zu Beginn Ziele, Resultate, Zeitrahmen und Agenda. Bei längeren Sitzungen, Workshops und grösseren Gruppen nutzen wir – wo sinnvoll – Breakout-Räume. Das macht uns effektiver.
  • Wir planen regelmässig Pausen, nach 50 Min. jeweils 10 Min. Während dem Workshop schleichen wir uns nicht einfach davon, z.B. für die Toilette. Wir melden unser Bedürfnis allen transparent. Daraus wird ggf. eine kurze “Bio-Pause” für alle.
  • Pausenkommunikation schätzen wir und sie ist freiwillig. Wer da ist, ist da. Die andern erledigen, was zu tun ist (Toilette, Kaffee, Telefon).
  • Transparenz ist uns wichtig. Wir dokumentieren gemeinsam Aufgaben, Status und Inhalte in Kollaborationstools. Wir aktualisieren die Informationen in den Tools rechtzeitig.
  • Wie es uns geht und was uns beschäftigt hat auch Platz, in Pausen, beim Check-in oder bei einem virtuellen Kaffee. Hierfür schaffen wir ein Umfeld der «psychologischen Sicherheit»: Was gesagt wurde, bleibt unter den Teilnehmern.
  • Wir äussern uns kurz und konkret. Wir achten darauf, einander nicht ins Wort zu fallen und alle einzubeziehen. Bei Bedarf fragen wir nach.
  • Wir nutzen – wo sinnvoll – mehrere Kanäle. Video-Konferenzen helfen uns, auch Mimik, Gestik und Stimmungen zu erkennen. Chat nützen wir parallel für Fragen, Feedback, Aufgaben oder Zusatzinformationen.
  • Jeder sorgt für einen ruhigen Arbeitsplatz. Ein gelegentlicher Bezug zum Privatleben ist OK (Partner*in, Kinder, Hobby). Teilnehmer, welche nichts sagen, schalten das Mikrofon aus.
  • Eine Person wacht immer über die Zeiteinhaltung. Bei grösseren od. längeren Ereignissen agiert ein Teilnehmer als Facilitator.

Diese Liste kann als Start dienen. Aber nicht alles ist in jedem Kontext relevant und die Liste ist ebenso wenig vollständig. Deshalb: die Regeln zu Beginn des Workshops thematisieren und mit allen vereinbaren. Bei Verletzung der Regeln, daran erinnern oder sie anpassen – aber natürlich immer gemeinsam.

Weitere Aspekte habe ich beleuchtet in meinen früheren Blogs ….Teil 1, Teil 2 und Teil 3. Welche Erfahrungen hast du gemacht, was hat sich bei dir bewährt? Ich bin gespannt auf deine Kommentare oder kritischen Fragen.

 

 

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