Die Krux mit Stakeholder gerechter Kommunikation


SwissQ

Stockt etwas im gut etablierten Testprozess? Sind die erwarteten Return-on-Invests beim Testen bis heute ausgeblieben? Kämpfen ihre Testmanager weiterhin gegen Windmühlen und Leute, die einfach nicht hören wollen? Vielleicht wurden diese Leute nicht in ihrer Sprache angesprochen. Wenn trotz auswertbaren Zahlen aus dem Testprozess die erhofften Resultate ausbleiben, werden die Ausdrücke „Stakeholder-Management“, „Kommunikation“ und „Organisation“ automatisch zu hitverdächtigen Buzz-Wörtern.

Management ist nicht genug

Wenn ein Testmanager das Einmaleins des Testens versteht und weiss welche Aktivitäten zu welchem Zeitpunkt geplant, organisiert und gesteuert werden, ist das fein. Er erfüllt zwar seine Aufgabe, garantiert aber noch lange nicht für einen erfolgreichen Projektabschluss. Alleine mit der Methodik ist die Arbeit nicht getan. Was nutzt es, wenn zwar die richtigen Methoden und Steuerungsmassnahmen eingesetzt werden, wenn die Kennzahlen und Einschätzungen nicht im richtigen Ton an die relevante Hörerschaft vermittelt werden.

Involvement-SwissQ-1024x669

Zum Glück sehe ich in Projekten immer bessere und aussage-kräftigere Resultate aus den Reihen des Testens. Was aber nach wie vor irritiert ist die dürftige Kommunikation. Einladungen zu Meetings erfolgen weder mit Inhaltsangaben noch mit stakeholder-orientiertem Verteiler. Wenn man den aktuellen Umfragen glauben kann (und das kann man gemäss SwissQ RE Trends & Benchmark Report), wird in über 60% aller Projekte für die Stakeholder-Analyse und deren Pflege weniger als ein Stunde während der gesamten Dauer gewidmet. Ein fataler Fehler! Und dieser Fehler wird von Testmanagern mit der Ausrede entschuldigt, dass dies die Aufgabe des Projektleiters sei. Stimmt so nicht.

Kein Vertrauen trotz guter Leistung

Ausgerechnet im schwer quantifizierbaren Umfeld Testing gehört eine regelmässige Überprüfung seiner Partner, Geldgeber und Projektverantwortlichen mitunter zu den wichtigsten Aufgaben eines Testmanagers. Die folgenden Aussagen sind einem Testmanager gewiss, wenn er nicht gewissenhaft mit seinen Mitspielern umgeht: „Wir finden keine Fehler in der Produktion, also haben die Entwickler eine gute Arbeit geleistet.“ Der Umkehrschluss ist automatisch der, dass wenn Fehler gefunden werden, das Testteam schlechte Arbeit geleistet hat. Vertrauen aufbauen und die Rollen und Aufgaben des Testens zu vermarkten gehört zum Job jedes Testmanagers.

Stakeholdermanagement-SwissQ

Ein exemplarisches Beispiel für typische Versäumnisse eines Testmanagers ist das Test Kick-Off Meeting:

  • Eine Evaluation der relevanten Stakeholder fehlt
  • Informationen vor dem Meeting sind meist dürftig
  • Die Vermittlung der Informationen ist meist zu technisch
  • Ziele für das Meeting werden nicht explizit erörtert
  • Kommunikation nach dem Meeting glänzt meist durch gar keine Kommunikation

Ausgerechnet bei diesem elementaren Meeting werden die gröbsten Fehler begangen. Mit dem Kick-Off Meeting sollten sämtliche Stakeholder im Bereich Testing abgeholt werden. Dazu gehören Menschen, die bis dato vielleicht noch nie etwas mit Testen zu tun hatten oder nur zu einem kleinen Teil in die Thematik involviert werden. Intrinsische Motivation kann man von diesen Stakeholdern kaum erwarten. Wie kann denn eine Motivation gesteigert werden, wenn sich der Meeting-Teilnehmer weder vor (kein Inhalt des Meetings in der Einladung), während (zu spezifische, technische Informationen) und nach der Veranstaltung (keine Dokumentation zum Inhalt) abgeholt fühlt?

Wer bereits bei diesem Meeting sein Lehrgeld bezahlt, hat leider erst die erste Rate eines teuren Unterfangens getilgt. Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, dass mit fehlgeleiteten Informationen wichtige Entscheidungsträger verunsichert werden. Da kann der Inhalt des Reports noch so richtig sein, wer zu den falschen Ansprechpartnern rapportiert, dem wird sofort Unfähigkeit nachgesagt.

Abhilfe durch Erarbeitung der Kenntnisse

Kommunikation wird nicht jedem Menschen mit in die Wiege gelegt. Es ist aber eine Fähigkeit, die in Workshops (z.B. Social Skills in Testing) erarbeitet werden kann. Grundlage eines solchen Workshops können interne Projekte sein, in welchen einzelne Teilnehmer tätig sind. Ziele von verschiedenen Sessions sind:

  • Ich eruiere und analysiere meine Stakeholder
  • Ich kenne die Möglichkeit der Informationsverbreitung
  • Ich kommuniziere mit meinen Ansprechpartnern auf verschiedenen Stufen
  • Ich unterscheide zwischen Status- und Informationsmeetings
  • Ich habe die Ziele von Kommunikation und das Zeit-Management im Griff

Das Tagesziel eines Workshops besteht in der selbständigen Organisation und überzeugenden Präsentation eines Testanalyse Kick-Off- und eines Status-Meetings inklusive aller zu berücksichtigenden Punkte.

Mit solchen Workshop werden die Grundlagen für erfolgreiche und stakeholder-orientierte Kommunikation gelegt. Den Teilnehmern wird die unberechtigte Angst vor Kommunikation genommen, damit mit einer selbstsicheren Art die Wichtigkeit des Testens vermittelt werden kann. Etwas darf man nie vergessen: Wer aus Betroffenen Beteiligte machen kann, führt zu effizienteren und erfolgreicheren Abschlüssen von Testprojekten.

Weitere Blog lesen

One thought on “Die Krux mit Stakeholder gerechter Kommunikation”


Schreibe einen Kommentar