Zwei Tipps um weniger Arbeitszeit zu verschwenden


SwissQ,

Nach meinem letzten Blog-Beitrag mussten wir erkennendass wir Arbeitszeit verschwenden. Ich habe aufgerufen, achtsamer zu sein, ob eine Aktivität wirklich Business Value schaffe. In diesem Blog-Beitrag zeige ich zwei Tipps, wie man im Tagesgeschäft Verschwendung reduziert.

Tipp 1: Reserviere deine Zeit für Wertschöpfendes

Wir sind gefangen, denn wir verschwenden mehr als wir arbeiten. Aber wir können uns befreien. Ein möglicher erster Schritt ist es, einen persönlichen Regelterminplan zu definieren. Ein Regelterminplan reserviert für wertschöpfende Aufgaben Zeit – aber auch für scheinbar nebensächliche Themen wie Mitarbeiter-Betreuung, Emails, Besprechungen und so weiter. Ein Regelterminplan muss jedoch kommuniziert und diszipliniert angewendet werden, sonst ist er ebenso Verschwendung. Damit fokussiert man sich selber und beruhigt, ja, nivelliert nebenbei auch sein Umfeld, seine Organisation. Ein Beispiel:

Beispiel eines Regelterminplans

Tipp 2: Das Kanban-Prinzip

Kanban steuert die Produktion anhand des tatsächlichen Verbrauchs. Kanban schafft Transparenz, wie viel Arbeit man „erträgt“.

Ein (eventuell ungewohntes) Beispiel eines Kanban-Systems kann in der favorisierten Bar umgesetzt werden. Der Kunde hat zwei Gläser aufm Tisch. Wenn ein Glas leer ist, signalisiert der Kunde damit dem Barkeeper, das Glas aufzufüllen. So hat der Kunde immer genügend zu trinken, auch wenn er das eine Glas mal schneller oder langsamer trinkt. Doch Vorsicht, das ist nur ein Beispiel und sollte nicht nachgeahmt werden. SwissQ haftet nicht für etwaige Folgen.

Im Kontext der Softwareentwicklung bedeutet das, dass die Programmierer neue Funktionen erst implementieren („Glas auffüllen“), sobald der Fachbereich eine Funktion abgenommen („Glas leer getrunken“) hat. Hier steuert der Fachbereich den „Bedarf“ an Funktionen und regelt so den gesamten Prozess.

Dieses Prinzip nennt man Kanban; es kann in vielen Bereichen eingesetzt werden. Kanban kann Transparenz schaffen, was Arbeit ist, wo Arbeit stockt und wie viel Arbeit man „erträgt“. Kanban wird aber nicht alle Probleme lösen – Kanban wird bloss aufdecken, wie viel volle Gläser der Kunde wirklich braucht und auch bewältigen kann. Oder wie viele Gläser der Barkeeper an einem stressigen Donnerstagabend nachfüllen kann.

Das Wunderbare an Kanban ist, dass man den Kanban-Fortschritt auch visualisieren kann. Die einfachste Form ist ein sogenannte Kanban-Tafel:

Beispiel Kanban Board

Quelle: Jeff.lasovski (Own work) [CC BY-SA 3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], via Wikimedia Commons

Im Beispiel der Bar heissen die Spalten „Zu trinken“, „Nachfüllen“ und „Getrunken“. Und jeder weiss, was er zu tun hat.

BTW: Kanban kann auch privat respektive für das Selbstmanagement eingesetzt werden (Personal Kanban). Viele Kollegen der SwissQ verwenden hierzu Trello – auch ich.

Finde den Business Value

SwissQ mag keine Gefangenschaft. So sind alle unsere Aktivitäten als Gesamtsystem „SwissQ“ streng nach Business Value bewertet. Wir hinterfragen uns konstant, ob diese oder jene Aktivität wirklich Business Value generiert. Der Business Value verändert sich jedoch – durch Technologien oder durch neue Marktbedürfnisse. Also optimieren wir auch stets unseren Fokus und bleiben dabei lebendig-agil.

Weil alle unsere Mitarbeitenden diese Prinzipien verinnerlicht haben, können wir die Business Value Philosophie glaubwürdig unseren Kunden vermitteln. Wir helfen, den Business Value zu finden. Wir werden ihn gemeinsam finden. Das verspreche ich.

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