Wer verschwendet weniger als 50% seiner Arbeitszeit?


SwissQ,

In der Wissensarbeit ist der Fortschritt unserer Arbeit oft nicht greifbar. Dadurch können wir Verschwendungen auch nicht sofort als solche identifizieren. Vermeintlich produktive Aktivitäten im Büro offenbaren sich als Verschwendung, ohne dass wir dessen uns bewusst sind. Und, verschwendest du noch oder arbeitet du schon? Willkommen bei diesem Blog-Beitrag darüber.

Der Seiltanz zwischen Produktivität und Verschwendung

Wissensarbeiter sind gewöhnt, dass sie zwischen Produktivität und Verschwendung balancieren müssen. Schliesslich ist man im Büro rasch abgelenkt; hier eine Unterbrechung, dort eine Suche nach Informationen. Arbeitszeit ist schnell verschwendet, die Verschwendung aber ist nicht ganz so schnell sichtbar. Am Beispiel des Agile RE/BA habe ich die klassischen Verschwendungsarten aufgelistet und vorgeschlagen, wie man Verschwendung minimieren kann. Aber wie steht’s ums Tagesgeschäft der anderen Wissensarbeiter?

Sind wir Wissensarbeiter, die in klimatisierten Räumen zu geregelten Arbeitszeiten antraben und vorm Bildschirm Aufgaben erledigen, tatsächlich so produktiv, so effizient und ja so effektiv wie wir glauben?

Wissen wir, ob wir das Richtige tun? Und wenn ja, tun wir es richtig? Das sind Fragen im Kontext des sogenannten Business Value – eine Leidenschaft der SwissQ. Business Value ist, wenn wir das Richtige richtig tun, und zwar richtigen Zeit.

Wie viel Arbeitszeit verschwendest du?

Drucke diesen Blog-Beitrag aus und addiere die Stunden deiner Arbeitszeit, welche du mit den aufgelisteten Aktivitäten verschwendest. Sei dabei ehrlich und lasse dich überraschen!

Selbsttest über verschwendete Arbeitszeit

Du bist … – die vier Verschwendertypen

Die folgende Auflistung der vier Verschwendertypen ist nicht allzu ernstgemeint. Die Personen sind überzeichnet, klischiert – aber stammen von einem wahren Kern. Wer erkennt sich wieder?

42h und mehr: Der Überfordert-Getriebene

Wenn du mehr als 42h verschwendest, dann hast du offensichtlich einen inneren Konflikt, den wir hier nicht auflösen können. Vermutlich hetzt du von einem Thema zum nächsten. Du bist getrieben, getrieben durchs Tagesgeschäft, durch Launen Dritter und durch die Organisation selbst. Zudem wirst du dir früher oder später eingestehen müssen, dass du irgendwie überfordert bist. Wenn auch deine Firma so funktioniert, gleicht sie einer überlasteten Organisation, die vom Überengagement Einzelner zehrt und sich irgendwann selber paralyisiert.

Zwischen 30h und 42h: Der Manager alter Schule

Du bist vermutlich ein Manager. In deiner Selbstwahrnehmung bist du ein Gestalter ohne dich würde nichts funktionieren. Dein Team, deine Abteilung, alle brauchen dich. Aber oft kümmerst du dich kaum um deine Mitarbeiter, weil du schliesslich „keine Zeit“ hast. Denn nur du musst und kannst dich den wirklich wichtig-grossen-strategierelevanten Dingen widmen. Das sind entscheidende Dinge wie beispielsweise die Ferienzeit deiner Mitarbeitenden zu bewilligen oder alle Arbeitsergebnisse zu prüfen. Leider empfinden deine Mitarbeitenden dich nicht so unentbehrlich wie du dich selbst – weil du keinen Fokus (Business Value!) hast und dich in Trivialitäten verausgabst. Tröstend: Immerhin überforderst du dich nicht permanent wie der Typ, der mehr als 42h pro Woche verschwendet.

Zwischen 20h und 30h: Die Mehrheit

Leider vergeuden wir alle ziemlich viel Arbeitszeit – und das ist letztlich Lebenszeit, die in Besprechungen, Abklärungen und ständigen Unterbrechungen verpufft. Wir trügen uns, indem wir uns selber weismachen, dass die Dinge halt sind wie sie sind. Wir hinterfragen nicht, ob es wirklich Sinn stiftet, sprich Business Value schafft, alle Informationen immer manuell doppelt ablegen zu müssen, oder ob die Tätigkeit, dass wir alle Ausgaben genehmigen lassen müssen, die höher als hundert Franken sind, wirklich wertschöpfend ist. Wir sind resigniert und spielen nach den Regeln unserer jeweiligen Organisation. Wir stabilisieren sogar das faule System. Eventuell konstruieren wir im Verborgenen eine Schattenorganisation, wo alles effizienter und effektiver ist und wo auch weniger Verschwendung ist – eventuell, so meine Hoffnung.

Weniger als 20h: Der Routinier

Es gibt sie noch: jene Menschen, die sich in ihrem Job auf das Wesentliche konzentrieren. Das bedingt aber klare Aufgaben, klare Prozesse, optimale Arbeitsplatzgestaltung und effektive IT-Unterstützung. Doch eine solche Umgebung dünkt einen auch unnatürlich-unwirklich, nicht wahr? Wer wirklich weniger als 20h verschwendet, arbeitet entweder in einem (zu) maturen Umfeld, das sehr strukturiert-fokussiert organisiert ist – oder macht einen sinnfreien Job, der an sich bereits die grösste Lebenszeitverschwendung ist. Letzteres ist wohl wahrscheinlicher. Das schmerzt. Business Value? Nirgends. Wollen wir wirklich so arbeiten? Wir sind doch kreative Wissensarbeiter? Wollen wir solche repetitiv-routinierten Aufgaben nicht schnellstmöglich automatisieren?

Verschwendung versus Zufriedenheit

Wenn wir alle weniger Arbeitszeit verschwenden und diese gewonnenen Zeit in wertschöpfende Investitionen ummünzen würden (Business Value!), dann könnten wir das Bruttosozialprodukt unser Volkswirtschaft gewiss erheblich steigern. Gemäss der Lean Office Studie 2010 verschwenden wir knapp 30% unserer Arbeitszeit. Dass in Franken umzurechnen, erspare ich mir. Wenn wir diesen Anteil minimal reduzieren und in höhere Produktivität veredeln könnten – dann wäre der Standort Schweiz für einige Jahre gesichert. Zusätzlich wette ich, dass weniger Verschwendung auch die arbeitende Bevölkerung zufriedener mache, weil mehr Sinn statt Unsinn im täglichen Tun ruht. Denn bekanntlich arbeiten wir mehr als wir schlafen.

Was nun?

In meinem nächsten Blog-Beitrag werde ich zwei Tipps präsentieren, wie du rasch und einfach deine Arbeitszeit produktiver gestalten kannst. In der Zwischenzeit möchte ich dich zu Achtsamkeit animieren. Sei achtsam, was du gerade tust, wieso du es gerade jetzt tust und was der Business Value deiner Aktivität ist.

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