5S in der Fraumünster-Zunft bei der SwissQ anwenden


SwissQ,

SwissQ wächst. Wo gewachsen wird, sammeln sich Dinge. Das SwissQ Gegenstandslager ist solch ein legendärer Ort, wo sich die sogenannten SwissQ Magic Gegenstände verstecken, die wir exklusiv unseren geschätzten Kunden sowie Kollegen verteilen. Dieser Blog-Beitrag reflektiert das 5S-Projekt, welches Ordnung und Sauberkeit schaffte. 5S ist eine Arbeitstechnik im Lean Kontext; die fünf S bedeuten Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin.

Ordnung und Sauberkeit sollten selbstverständliche und grundsätzlich einfache Prinzipien sein. Aber weil sie so „einfach“ und „selbstverständlich“ sind, werden sie oftmals nicht entsprechend priorisiert. In der SwissQ litt das Gegenstandslager unter der mangelnden Priorität. Das Gegenstandslager hat Ablageflächen für – sagen wir mal – allerlei Dinge. Dinge für Consultants, Dinge für unsere Konferenzen oder Dinge für unsere Academy.

Im Kontext meiner Weiterbildung CAS Lean Management – die ich sehr empfehle – habe ich ein internes Verbesserungsprojekt, das ich methodisch assistieren und als Seminararbeit dokumentieren kann, mit Adrian Zwingli gesucht und schliesslich ausgewählt. Die dafür zuständige Fraumünster-Zunft unterstützte mich dabei. Bei der Literaturrecherche war rasch augenscheinlich, dass die 5S-Technik hier am ist.

Das SwissQ Gegenstandslager „vorher“

Vor 5S SwissQ Büro 1Vor 5S SwissQ Büro 2

Was ist 5S?

5S besteht aus fünf Phasen. Jede Phase ist wichtig und keine darf ausgelassen werden.

Sortieren
  • Ermittlung und Aussortierung unnötiger Gegenstände
Systematisieren
  • Gegenstände möglichst dort bereitstellen, wo sie benötigt werden
  • Exakte Platzzuweisung für jeden Gegenstand gemäss Ergonomie und Anwendungsfrequenz
Säubern
  • Abfall, Rückstände, Staub entfernen
Standardisieren
  • Standardisieren von Best Practices von 1-3
  • Wiederkehrende Unordnung und Verschmutzung kennzeichnen und Massnahmen definieren
  • Reinigungsaufwand minimieren
Selbstdisziplin
  • Ständige persönliche Aufforderung zur Einhaltung der 5S
  • Visualisierung der Ergebnisse

Phase

Beschreibung

Und wie wurden die 5S bei der SwissQ angewendet?

Sortieren

Mit einer 5S-Rote-Karte identifizierte die Fraumünster-Zunft zunächst „verdächtige“ Gegenstände. Damit wurden Ungereimtheiten sofort sichtbar. Dies bildete die Basis für die nächste 5S-Phase – das Systematisieren.

5S-Rote-Karte

5S-Rote-Karte

Mit der 5S-Rote-Karte markierten Gegenstände

Vor 5S SwissQ Büro 3

Systematisieren

Die rot markierten Gegenstände wurden nun systematisch umgeordnet nach der Maxime:

Jeder Gegenstand soll seinen Platz haben, jeder Platz hat seinen Gegenstand

Hierbei entstanden innerhalb der Fraumünster-Zunft erste Diskussionen: Sollen beispielsweise die Konferenzutensilien nach Konferenz (ALDPMF, etc.) oder nach Typ (Kugelschreiber, Papiertüten, etc.) systematisiert werden? Schliesslich verständigte sich die Fraumünster-Zunft darauf, Konferenzgegenstände nach Konferenzen zu strukturieren. Dies, weil damit ein Prozess („Konferenz organisieren“) möglichst optimal abgebildet werden kann.

Gleichzeitig beschriftete die Fraumünster-Zunft diverse Kartons, die als Container dienen, einheitlich und widerspruchsfrei. Da eine Beschriftung alleine noch nichts über den Bestand des Inhalts aussagt, wurden alle Kartons geöffnet respektive aufgeschnitten, sodass jeder jederzeit den Restbestand beispielsweise von Kugelschreibern erkennen kann. Kein Rätseln, ob der Karton leer oder voll ist!

Und nun das Ergebnis:

SwissQ Gegenstandslager „nachher“

5S anwenden im SwissQ Lager

Beeindruckend, nicht wahr?

Säubern

Das Säubern des Gegenstandslagers war relativ unspektakulär. Die Regale sind – bevor sie neu systematisiert worden sind – abgestaubt und von Schmutz befreit worden.

Standardisieren

5S-Projekte scheiden sich an der Standardisieren-Phase. Dabei zeigt sich, wie nachhaltig ein 5S-Projekt wirklich ist. Für eine einmalige Putzaktion können sich alle begeistern; doch um einen Standard zu halten, braucht es mehr Motivation. Darum hat die Fraumünster-Zunft sich darauf geeinigt, jede Woche die ersten drei 5S-Phasen (Sortieren, Systematisieren und Säubern) in jeweils fünfzehn Minuten zu repetieren.

Selbstdisziplin

Das letzte S zielt auf Exzellenz. Selbstdisziplin bedeutet, sich kontinuierlich zu verbessern. Selbstdisziplin bedeutet auch, den Standard regelmässig zu überprüfen und situativ anzuheben. Hierfür hat die Fraumünster-Zunft einen Bewertungsbogen erhalten, womit sie periodisch ihre 5S-Reife hinterfragen kann.

Bewertungsbogen für die Selbsteinschätzung
HWZ-LM-5S-Bewertungsbogen-Auszug

Wie geht’s weiter mit 5S?

Wie bei vielen Methoden gibt’s hier kein Wissens-, sondern ein Umsetzungsproblem. Wir alle wüssten zwar wie, scheitern aber an der Umsetzung. Das Gleiche beobachte ich oftmals bei der Agile Transformation. Ich vermute, jede Organisation muss dieselben Fehler selber machen und daraus lernen.

Auch dieses 5S-Projekt war nicht perfekt und auch mir sind einige „Klassiker“ unter den Herausforderungen begegnet. So habe ich beispielsweise die Rolle der Führungskräfte unterschätzt. Die Führungskräfte müssen 5S vorleben, sie müssen 5S wollen und nicht bloss müssen. Ebenso war die Fraumünster-Zunft nicht komplett begeistert, denn das Gegenstandslager hatte bereits eine gewisse Ordnung. Wieso also jetzt alles umbauen? Klassiker, die man oft mit Ausreden wie „Bei uns ist das nicht so!“, „Es funktioniert doch!?“ oder „Wir sind anders!“ relativiert.

Auch SwissQ ist nicht perfekt, jede dritte Entscheidung ist falsch – das lebt auch unser CEO.

Ob unsere 5S-Initiative nachhaltig war, wird die Zeit richten. Ich freue mich auf meinen nächsten Besuch im SwissQ-Büro.

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