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Hybrides Arbeiten – Teil 2: Wie wir miteinander kommunizieren und interagieren


Dominik Robellaz

Die lang ersehnten Lockerungen bezüglich Corona, wie z. B. das Aufheben der Homeofficepflicht, machen es nun möglich, wieder ins Büro zurückzukehren. Vor der Pandemie konnte man sich mit den Kolleginnen und Kollegen informell im Gang oder bei einer Tasse Kaffee oder Tee austauschen. Diese Momente waren sehr wertvoll und gingen während der letzten 2 Jahren verloren. Kannst du dich auch identifizieren mit der Aussage: «Ich habe mir erhofft, dass ich genau diese Situation nach den Lockerungen wieder vorfinde.» Die Realität ist aber eine andere.

Viele Kolleginnen und Kollegen haben sich privat arrangiert und arbeiten weiterhin, zumindest teilweise, von zu Hause aus. Hybrides Arbeiten ist nicht nur ein Trend. Hybrides Arbeiten wird uns erhalten bleiben und Unternehmen vor grosse Herausforderungen stellen. Welche Vor- und Nachteile hat das neue Arbeitsmodell? Wie kann man in der neuen Normalität «Hybrid Work» interagieren und miteinander kommunizieren?

In dieser Blogserie möchte ich Fragen zum Thema hybrides Arbeiten und einige begleitende Facetten dazu angehen. Der erste Teil der Blogserie zum Thema Resilienz hat dir den Umgang mit Stress aufgezeigt. Es wurde beschrieben, wie du eine gesunde Widerstandsfähigkeit aufbauen kannst. Wir haben in diversen Blogs bereits einige Aspekte zum Thema beleuchtet. Wie zum Beispiel Remote Facilitation oder auch, wie dir der Weg aus dem Lockdown ins Büro wieder gelingt.

Was bedeutet Hybrides Arbeiten?

Unter hybridem Arbeiten versteht man die Kombination von Homeoffice, mobilem Arbeiten und Bürotagen. Es kann also an verschiedenen Arbeitsorten flexibel gearbeitet werden. Meistens wird unter mobilem Arbeiten ein temporärer Arbeitsplatz in einem Café oder in einem Co-Working Space verstanden (eigentlich ist alles möglich, einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung). Ausserdem spielt auch die Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit eine zentrale Rolle. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können im Idealfall die Arbeitszeit selbst wählen und einteilen. Diese Regelungen sind jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Bei einigen ist es Sache der Mitarbeiter, sich zu organisieren. Bei anderen sind die Präsenztage im Büro geregelt. Wie oben schon festgehalten, bedeutet dies jedoch auch, dass die Teammitglieder nicht am selben Ort arbeiten.

Hierarchisches Diagramm mit in-office und remote die zu hybrid verschmelzen.
Hybrides Arbeiten stellt die Unternehmungen und auch ihre Teams vor neue Herausforderungen (Quelle: SwissQ)

Welche Vor- und Nachteile hat das neue Arbeitsmodell?

Die folgenden Aufzählungen der Vor- und Nachteile hat keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit. Sie dienen lediglich zur Orientierung.

Vorteile

  • Flexibilität
    Die Work-Life Balance kann durch hybrides Arbeiten deutlich verbessert werden. Es entfallen Kosten und vor allem Zeit für den Arbeitsweg. Die privaten Termine lassen sich so besser in den Arbeitsalltag integrieren.
  • Vereinen beider Welten
    Die Vorzüge beider Welten können im hybriden Arbeiten vereint werden. Während im Home-Office meist ruhiger und fokussierter gearbeitet werden kann, hat das Büro den Vorteil, einfacher interagieren zu können und sich face-to-face auszutauschen.
  • Kosteneinsparungen für das Unternehmen
    Unternehmen können durch Shared Desks physische Arbeitsplätze einsparen. Auch Nebenkosten werden deutlich weniger, wenn das Büro nicht mehr so oft genutzt wird.

Nachteile

  • Zusammenarbeit wird komplexer
    Wenn das hybride Arbeiten als Konzept im Unternehmen gelebt werden will, bedarf es eines Konzeptes und einiger Tools, die dies ermöglichen.
  • Meetings werden herausfordernder
    Von technischen Hürden bis hin zu persönlichen Hemmungen – alles Verhinderer der Zusammenarbeit. Diese werden im hybriden Kontext nicht weniger.
  • Technische Anforderungen
    Im Büro gibt es neue Anforderungen für Meetings oder einfaches Zusammenarbeiten im hybriden Kontext. Meetingräume müssen mit der entsprechenden Technik ausgestattet werden.
Gruppe von Menschen in einem Meetingraum, die fröhlich auf einen Bildschirm schauen, beim hybriden Arbeiten
Hybrides Arbeiten – einige Kolleginnen und Kollegen in einem Meeting Raum die anderen zu Hause oder unterwegs (Quelle: Unsplash)

Was sind die typischen Herausforderungen bei der Kommunikation und Interaktion in einem hybriden Kontext?

Hybrides Arbeiten hat definitiv Einzug in unser Leben erhalten. Laut einer aktuellen Studie von Microsoft wünschen sich 71% der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Mischung aus arbeiten im Office des Unternehmens und arbeiten im Homeoffice. In einem hybriden Setting sind jedoch viele Dinge herausfordernd. Hast du auch schon an einem Meeting teilgenommen, bei dem einige Kolleginnen und Kollegen vor Ort waren und du zu Hause? Vielleicht erkennst du dich in einigen der folgenden Problemstellungen wieder.

Einbezug aller Personen

Das Einbeziehen der Personen, die via Conference Call zugeschaltet sind, ist immer eine Herausforderung. Wenn sich im Meeting Raum eine Diskussion entfacht, ist es als Remote Teilnehmerin oder Teilnehmer oft nicht einfach, dieser zu folgen oder auch aktiv an dieser teilzunehmen. Sei es, weil du die Hälfte nicht verstehst oder weil es schwierig ist, auf dich aufmerksam zu machen.

Ablenkung

Zu Hause oder auch an einem anderen Ort ist es während eines Meetings oder während der Kollaboration mit anderen Kolleginnen und Kollegen schwierig, die Aufmerksamkeit bei dem aktuellen Thema zu halten. Die Versuchung, nebenbei eine E-Mail zu bearbeiten oder eine dringende Aufgabe zu erledigen, ist allgegenwärtig.

Meeting Kultur

In einigen Unternehmungen wird die Kultur gelebt, ohne Kamera remote Gespräche zu führen. Es gibt auch Einzelpersonen, die sich weigern, die Kamera einzuschalten. Dies hemmt die Interaktion miteinander.

Technische Probleme

Technische Probleme sind wohl das nervigste aller Übel. Ein rauschendes Headset, eine nicht stabile Internetverbindung, eine nicht funktionierende Kamera oder das gewählte Kommunikationsmittel macht ein Update. Manchmal sitzt das technische Problem auch zwischen Stuhl und Bildschirm. Es gibt einige Menschen, die sich in der Welt der virtuellen Meetings nicht zurechtfinden. All diese Sachen führen zu unproduktiven Meetings oder Kollaborationen.

Nebengeräusche

Arbeiten an einem anderen Ort oder von zu Hause aus ist schön und abwechslungsreich. Kinder, die herumspielen oder auch ein Meeting im Zug oder in einer belebten Bahnhofshalle führt aber oft zu störenden Nebengeräuschen, die den Flow des Arbeitens stören.

Meeting Raum mit einigen Personen. Alle haben den Laptop auf dem Tisch vor sich und ein Mann erklärt an einem Whiteboard ein Thema.
Die Hürden beim hybriden Arbeiten am Beispiel eines Meetings. (Quelle: Unsplash)

Wie können die Herausforderungen beim hybriden Arbeiten im Bereich Kommunikation und Interaktion angegangen werden?

Gute Ausstattung

Ich will hier nicht Werbung für einen Devicehersteller machen. Es ist jedoch unerlässlich, dass die Infrastruktur vor allem im Büro gut sein muss. Wie oben beschrieben, ist es sonst für die Personen, die remote teilnehmen, schwierig, dem Meeting oder dem gemeinsamen Arbeiten zu folgen. Am besten gelingt dies, wenn in den Räumen grosse Bildschirme zur Verfügung stehen. Im Idealfall sind diese sogar interaktiv und man kann sie auch als Whiteboard benutzen. Wünschenswert sind eine gute Kamera und ein geeignetes Mikrofon, die in Kombination alle Personen im Raum einfangen können. Es gibt ganze Konferenzsysteme, die in einem Büro eingebaut werden können. Wenn man die Anschaffungskosten und die Kosten durch die Produktivitätsverluste vergleicht, rechnen sich ein technisches Upgrade im Büro bereits nach kurzer Zeit. Und: Es gibt mittlerweile auch preiswerte gute Lösungen. Für die Remote zugeschalteten Teammitglieder gilt dasselbe. Eine gute Webcam sowie ein rauschunterdrückendes Headset wären optimal.

Leitfaden

In einem hybriden Arbeitsumfeld ist es sinnvoll, einige Verhaltensweisen untereinander zu definieren. Dies um in der Kommunikation und Interaktion effektiver und zielgerichteter vorzugehen.

  • Kamera ist immer an – Schaltet die Kamera während eines Meetings oder Arbeitsmeetings immer ein. Dies verbessert die Kommunikation und Interaktion untereinander bedeutend.
  • Stumm schalten – Bei einem Meeting oder auch bei einer Arbeitssession immer das Mikrofon stummschalten, wenn man nichts zu sagen hat. Dies reduziert die Ablenkung aufgrund von Hintergrundgeräuschen.
  • Konzentration und Fokus – Konzentriere dich vollkommen auf die Arbeitssession oder das Meeting. Bearbeite nebenbei nicht noch eine E-Mail oder einen anderen Task. Eine Möglichkeit ist es, die Benachrichtigungen des Messenger-Dienstes sowie Outlook auszuschalten.
  • Gesprächsdisziplin – Nebengespräche zwischen Personen vor Ort sind schwierig remote zu verfolgen. Habt also im Raum vor Ort Disziplin in Bezug auf Nebengespräche.
  • Pausen – Achte darauf, dass genügend Pausen eingelegt werden. Ein hohes Mass an Fokus und Konzentration fordern ihren Tribut.

Mitarbeiter Onboarding

Ein gutes Onboarding der Mitarbeiter im Umgang mit den remote Tools ist ein Muss. Dies verhindert, dass lange Wartezeiten während dem hybriden Arbeiten entstehen.

Vorbereitung und Facilitieren von Meetings

Eine gute Vorbereitung beim Facilitieren von hybriden Meetings ist das A und O. Mach dir Gedanken, wie du das Meeting strukturieren kannst, um alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktiv zu beteiligen.

Hier ein paar Ideen:

  • Visualisiere alle Teilnehmenden und auch in welcher Form sie mit dabei sind. Stelle sicher, dass jeder die Übersicht der Teilnehmenden vor sich hat.
  • Vereinbare Regeln, wie man sich als Teilnehmender in die Diskussion einbringen kann. Unabhängig ob man vor Ort oder remote teilnimmt, z.B. durch virtuelles oder physisches Handzeichen. Spontane Äusserungen und Kommentare im Meeting Raum vor Ort sollte man vermeiden, weil sie remote oft akustisch schwer verständlich sind. Ebenso sollte vermieden werden, Nebendiskussionen online im Chat zu führen, diese werden im Meetingraum nicht wahrgenommen.
  • Versuche alle in die Diskussion mit einzubeziehen, indem du bewusst die remote Teilnehmen den nach Input fragst oder dir auf der Teilnehmerliste notierst, wer sich eingebracht hat.
  • Verwende für Visualisierungen digitale Whiteboards. Flipcharts über eine Kamera online teilen ist meist suboptimal. Sei es, dass die Videoqualität suboptimal ist oder der Inhalt durch die Person, die am Flipchart schreibt, verdeckt wird.
  • Hybrides Arbeiten ist anstrengender als ein rein physisches oder rein online durchgeführtes Meeting. Plane deshalb Gruppenarbeiten oder Breakout-Sessions mit ein. Dies um den Kontext zu wechseln und in kleineren Gruppen besser auf eine bestimmte Fragestellung fokussieren zu können. In diesem Fall ist die Zusammenarbeit vielleicht einfacher, wenn online Teilnehmende und Teilnehmende vor Ort nicht gemischt werden. Je nach Thema mag das aber nicht optimal sein, dann musst du vielleicht zusätzliche physische Meetingräume für gemischte Gruppenarbeiten bereitstellen.
  • Wenn im Meeting Entscheidungen getroffen werden sollen, überlege vorgängig wie alle einbezogen werden und wie die Stimme visualisiert werden kann. Z.B. durch Handzeichen in die Kamera oder durch online Abstimmungstools wie Menti oder ähnliche.
  • Und nicht zuletzt: Stelle sicher, dass genügend Pausen eingeplant und diese auch pünktlich beendet werden.

In unserem neuen Kurs Agile Team Facilitation werden viele Themen angesprochen, die auch in einem hybriden Kontext direkt umgesetzt werden können.

Ort des Arbeitens richtig wählen

Grosse Workshops, bei denen viel gemeinsam gearbeitet wird, werden im hybriden Set-up sehr schnell anstrengend und die technischen Möglichkeiten sind begrenzt (z. B. gemeinsames Arbeiten am Flipchart). Bei solchen Meetings, die viel Kollaboration benötigen, ist es sinnvoll, diese vor Ort im Office durchzuführen. In einem Agilen Umfeld bieten sich die Sprintzeremonien hervorragend an, um einen Tag gemeinsam vor Ort im Office mit dem Team zu verbringen. Dies lässt sich auch gut mit einem anschliessenden Socializing-Event kombinieren. Es können dabei fixe Bürotage eingerichtet werden, das ist aber kein Muss.

Blick auf Bildschirm eines Zoom Online-Meetings mit verschiedenen Personen im Call
Die Herausforderung miteinander zu interagieren oder zu kommunizieren, wenn nicht alle Personen am selben Ort sind. (Quelle: Unsplash)

Kernaussagen

Mit den folgenden Punkten kann Kommunikation und Interaktion in einem hybriden Arbeitsumfeld gelingen:

  • Gute technische Ausstattung – Mit einer guten technischen Ausstattung ist das hybride Arbeiten effizienter und angenehmer.
  • Vorbereitung für die Facilitierung der Sessions – überlege dir, wie das Meeting oder der Workshop abgehalten werden kann, sodass alle aktiv mitmachen können.
  • Leitfaden – definiere in deinem Team einige Grundregeln zur Interaktion und Kommunikation in einem hybriden Setting.
  • Ort – Entscheide situativ, welche Meetings oder Arbeitssessions sich für welches Arbeitsumfeld eignen (hybrid, remote, vor Ort).
  • Onboarding – Stelle sicher, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die verwendeten Tools im Griff haben.

Ausblick

Der erste Teil der Blogserie zum Thema Resilienz hat dir den Umgang mit Stress aufgezeigt. Im nächsten Teil gehe ich auf das Thema «Herausforderungen beim Bewerten der Arbeit im hybriden Setting» ein. Wie können die Produktivität und die Performance überprüft werden. Wie kann ich die Ergebnisse oder die Effektivität meiner Mitarbeiter bewerten, wenn ich nicht tagtäglich mit ihnen zusammen sein kann. Ist es noch möglich, die Bewertung im gewohnten Stil durchzuführen?

Hast du Fragen zum Thema, Ideen oder möchtest du mit einem Sparringspartner über deine täglichen Herausforderungen sprechen? Dann melde dich bei mir, ich freue mich auf einen unverbindlichen Austausch.

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