Ein Vollgas-Tag mit Micro-Scrum

Kennst du das nicht auch? Unproduktive Meetings, bei denen mehr Zeit mit Status Updates als mit produktiver Arbeit verbracht wird? Meetings, die vorbei sind, bevor man richtig in den Flow kommt, verteilte Arbeit, die sich Wochen hinzieht, da man immer wieder auf ein Meeting mit den richtigen Personen wartet?

Wir bei SwissQ und einige unserer Kunden benutzen den Vollgas-Tag als Methode, um Teams mehr Fokus und Flow zu ermöglichen, frei nach dem Motto «Lieber einmal richtig, als immer mal wieder zu wenig».

Was ist ein Vollgas-Tag?

Ein Vollgas-Tag ist ein dynamisches Workshop-Format. Es hilft kleinen und mittelgrossen Teams bei der fokussierten Umsetzung unterschiedlicher Themen und ist lose an der Arbeitsweise eines Scrum Teams orientiert. Er eignet sich sowohl für Teams wie aber auch Führungskräften, welche gemeinsam an strategischen Themen arbeiten möchten, durch einen vollen Terminkalender jedoch keine Kapazität für die Umsetzung der Themen finden.

Wir benutzen dieses Format in unterschiedlichen Teams bei SwissQ schon seit Urzeiten. Parallel wurde es bei der ewz von Ole Hopp (auf medium.com) eingeführt und er hat auch den Begriff «Vollgas-Tag» erfunden.

Gerne stelle ich euch nachfolgend unsere Erkenntnisse für die erfolgreiche Durchführung vor und ergänze sie aus gegebenem Anlass mit einigen Tipps zur Online-Durchführung.

Wie funktioniert’s?

Der Vollgas-Tag baut auf den folgenden Prinzipien auf:

• Der Fokus liegt darauf, gemeinsam inhaltlich Themen zu bearbeiten und konkrete Resultate zu erstellen.
• Am Vollgas-Tag nehmen typischerweise zwischen vier und zehn Personen teil. Es kann auch eine höhere Anzahl sein.
• Der Vollgas-Tag ist ein voller (Arbeits-)Tag. Kürzer funktioniert es nur mit sehr eingespielten Teams, die sich häufig treffen, da sonst der Overhead für Agenda-Vereinbarung, Start und Abschluss zu gross wird.
• Alle Teilnehmenden sind ununterbrochen mental und idealerweise physisch anwesend. Wie man das Format gut auch online durchführen kann, erkläre ich im weiteren Verlauf.
• Während der Arbeit sind Telefone und Emails tabu.
• Angelehnt an Scrum werden die Themen in Mini-Sprints (Timeboxes) abgearbeitet. Je nach Thema in parallelen Miniteams. Reviews und Retrospektiven sind ein integraler Bestandteil.
• Statt einer fixen Agenda gibt es ein Backlog von Themen. Diese werden im Backlog gesammelt, priorisiert und am Vollgas-Tag konzentriert abgearbeitet. Dabei ist auch am Tag selber noch Raum für Änderungen und neue Themen (nach Abstimmung im Team).

Die folgende Beschreibung geht von der Online-Durchführung aus, die Anpassung für ein Präsenz-Workshop (immer die Präferenz, soweit die Virenlage es zulässt) überlasse ich dem geneigten Leser.

Vorbereitung

Die folgenden Punkte sollten vor Beginn des Vollgas-Tages erledigt sein. Bei uns hat sich bewährt, dafür ein kurzes Vorbereitungsmeeting zu organisieren, um die „Definition of Ready“ für die Themen sicherzustellen. Sonst geht wertvolle Zeit am Vollgas-Tag für administrative Arbeiten und Klärung der Aufgaben verloren.

• Rollen verteilen: Aus Erfahrung sollten die folgenden Rollen besetzt sein:
  • Facilitator (Scrum Master) – Verantwortlich für die Einhaltung der Rahmenbedingungen (Tools, Time Boxes, Meeting Regeln) am Workshop
  • Product Owner – Inhaltliche Gesamtverantwortung für das Themen Backlog, typischerweise über eine längere Zeitperiode (mehrere Workshops).
• Backlog Refinement: Die Themen werden vor dem Vollgas-Tag kontinuierlich gesammelt.
  Das Team sollte sich einigen, wie Ihre „Definition of Ready“ für die Bearbeitung eines Themas lautet. Bewährt hat sich:
  • Themen sind so geschnitten, dass sie sich in Miniteams (Kleingruppen) abarbeiten lassen (benötigen nicht alle Teilnehmer auf einmal).
  • Themen haben klare Akzeptanzkriterien – Wie weiss das Team, dass es fertig ist?
  • Es ist definiert, wer bei welchem Thema die Facilitation übernimmt. Je nach Thema kann es der offensichtliche Themen-Owner sein oder ein unabhängiger Facilitator. Bewährt hat sich die Trennung der beiden Rollen, v.a. bei inhaltlich komplexeren Themen.
  • Der Facilitator hat ein Konzept, wie das Thema (online) bearbeitet wird, welche Tools nötig sind, etc. (also, Brainstorming mit Whiteboard oder Gruppendiskussion oder 1-4-Alle mit 4 Breakout Räumen oder Design Sprints…). Siehe dazu SwissQ Blog – Remote Facilitation funktioniert und Liberating Structures
• Review der Teilnehmer: Wer muss teilnehmen? Braucht es Teilnehmende über den üblichen Kreis hinaus?
• Grobe Planung der Sprints, Reviews und, ganz wichtig, Pausen erstellen. Bei Online Workshops mindestens zehn Minuten pro Stunde einplanen.

Auch die Tools sollten vorbereitet sein, damit am Vollgas-Tag selber nichts den produktiven Flow stört. Das gilt insbesondere für Online Meetings:

• Tools für die Moderation online vorbereiten:
  • Welche Konferenz Lösung wird benutzt, welche Features werden gebracht?
  • Wird ein elektronisches Whiteboard benötigt?
  • Haben alle Zugriff auf die Tools?
  • Haben sich alle in die Tools eingearbeitet?
  • Bei Präsenz-Workshop: Sind genug Flipcharts und Moderations-Materialien vorhanden?
• Bei der Nutzung neuer Tools kann man ein Übungsmeeting anbieten, oder eine Übungsaufgabe stellen.
• Breakout Räume vorbereiten für sowohl die Konferenz Lösung selbst wie auch für andere Tools (z.B. Whiteboards)
• Zeit-Management festlegen und definieren, wie die Teilnehmenden informiert werden.
• Unabhängigen Chat-Kanal einrichten, der mobil und nicht an die Breakout Räume gebunden ist. So können Abstimmungen während der Pausen – über Miniteams hinweg – sowie bei technischen Problemen gemacht werden.
• Cheat-Sheet mit allen wichtigen Links, Tools und Regeln verteilen.

Ein ausführliche Liste von Techniken zur Online Facilitation findest Du auch in der hervorragenden Blog Serie meines Kollegen Peter Erne.

Durchführung

• Persönlicher Check-in – Online immer mit Video
• Review von Ergebnissen, die seit dem letzten Vollgas-Tag erarbeitet worden sind.
• Besprechen und Update der Themenliste, gemeinsames Verständnis über die Priorität und Inhalte der nächsten Themen und klares, gemeinsames Verständnis über die Akzeptanzkriterien schaffen.
• Abarbeiten der Themen in mehreren kurzen Sprints. Die Länge der Sprints kann man fix wählen (siehe Beispiel unten) oder je nach Thema bestimmen. Aus Erfahrung würde ich immer mit fixen Zeiten anfangen, um zu lange Sprints zu vermeiden. Die Zeit für die Reviews ist in die Sprintlänge mit einzuberechnen.
  • Teilnehmende in kleine Miniteams aufteilen (Ideal: 2-3 Personen)
  • Themen in Miniteams für 45-100 Minuten bearbeiten (Pausen beachten), Präferenz sind kürzere Time Boxen.
  • Alle Miniteams treffen sich nach jedem Sprint für eine Review der Arbeit der Miniteams. Jedes Team stellt seine Arbeit vor und holt Feedback ein. Die Review-Länge sollte daher der Anzahl an Teams angepasst werden – jedes Team muss genug Zeit haben, um dessen Ergebnis vorzustellen und zu diskutieren (mindestens fünf Minuten pro Team).
• Mögliche Ergebnisse für Miniteams:
  • Das Thema ist erledigt (Definition of Done und Akzeptanz Kriterien sind erfüllt)
  • Das Thema wird im nächsten Sprint weitergeführt
  • Das Thema wird ausserhalb des Vollgas-Tag weitergeführt → klare Verantwortung/Hausaufgaben sind vergeben
• Abschluss
  • Zusammenfassung der Ergebnisse und Hausaufgaben
  • Review der Aktionen aus der letzten Retrospektive
  • Retrospektive über den Tag (Mit klarem Zweck – SwissQ Blog)
• (Virtueller) Apéro

Die Punkte «Review der Ergebnisse» und «Update der Themenliste» können auch in ein Vorbereitungsmeeting genommen werden, um am Teamtag noch mehr Zeit und Fokus zu schaffen.

Ausprägungen

Dieses Format wurde – wie anfangs erwähnt – schon oft bei uns und unseren Kunden eingesetzt. Dabei wird häufig das Format dem Kontext angepasst, der Kern bleibt aber immer erhalten:

1. Als Team-Workshop bei ewz für ein virtuelles Team (Agile Competence Center), das sich einmal pro Monat für einen Tag trifft. Zwischen den Terminen wird an „Hausaufgaben“ gearbeitet, die am Vollgas-Tag vereinbart wurden. Das Team verwendet ein Vorbereitungsmeeting (Dauer: 60 Minuten) eine Woche vor dem Vollgas-Tag, um am Tag selber durch keinerlei administrative Tätigkeiten ausgebremst zu werden. Die Miniteams werden für jedes Thema spontan neu gebildet.
2. Als Team-Workshop für die SwissQ «Agile Gilde» einmal pro Monat. Hier gibt es anfangs eine längere Review, da die Miniteams zwischen den Meetings die Themen weiter bearbeiten. Diese Teams agieren quasi als „Featureteams“ und sind damit für grössere Themen über einen etwas längeren Zeitraum stabil.
3. Bei anderen Kunden hat sich ein wöchentlicher gemeinsamer Tag mehrerer Featureteams, begleitet durch einen Facilitator, bewährt. Der Tag wird als Unconference gestaltet mit Demos, Synchronisationspunkten und gemeinsamen Sessions nach Bedarf.
4. Während des initialen Aufbaus des Requirements Teams bei der SwissQ nutzten wir es für einen monatlichen Workshop, um sowohl Themen wie Knowhow-Aufbau voranzutreiben oder Konferenz Beiträge zu erstellen.

In diesem Anhang (PDF) sind noch zwei Vorschläge für die Sprint-Planung eines Vollgas-Tages.

Kleiner Tipp am Ende: Bei einer Online-Durchführung in den Pausen die Konferenz offen halten für persönlichen Austausch (Kaffeeklatsch).

Was meinst Du, probierst Du es aus? Was sind Deine Erfahrungen?