Der Weg aus dem Lockdown zurück ins Büro

Wie der Wiedereinstieg in den Alltag gelingen kann

Spätestens seitdem die bestehenden Corona-Schutzmassnahmen schrittweise gelockert werden, beschäftigen sich Unternehmen und Teams mit der Fragestellung, wie der Wiedereinstieg in die Normalität gestaltet werden kann – und wie diese „neue Normalität“ aussehen wird. Diese Frage ist nicht ganz trivial, da die Zeit im Homeoffice von den Mitarbeitern ganz unterschiedlich wahrgenommen wird: Für einige war es eine Belastung, andere fühlen sich in den eigenen vier Wänden sehr wohl. Dieser Blog beschäftigt sich zunächst mit den Herausforderungen, welche die Corona-Krise mit sich gebracht hat. Die Denkanstösse für den Neustart greifen diese Herausforderungen auf und skizzieren, welche Themen auf dem Weg zurück in die „Normalität“ berücksichtigt werden sollten. In einem zukünftigen Blog-Eintrag möchten wir herausarbeiten, wer die Gewinner der Corona-Krise sind, wie das Virus unsere Arbeit verändert hat und was wir aus der Krise lernen können.

Neue Herausforderungen durch Corona

Aufgrund der Corona-Schutzmassnahmen haben viele von uns die letzten Monate im Homeoffice verbracht. Das Feedback über diese Zeit fällt bei den Mitarbeitern sehr geteilt aus. Auf der einen Seite herrscht Freude über die neue Flexibilität, den Wegfall des Arbeitswegs oder aber auch die Ruhe vor den Kollegen. Auf der anderen Seite stellt aber auch die soziale Isolation, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die fehlende Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Freizeit eine Herausforderung für viele dar. Die unterschiedliche Wahrnehmung der Homeoffice-Zeit sowie die Verteilung des Teams über Monate hinweg wird einen Einfluss darauf haben, wie die Rückkehr in den Büroalltag gestaltet werden soll. Der fehlende soziale Kontakt im Homeoffice sollte nicht ignoriert werden, eine mögliche Überkompensation durch zu viele oder verpflichtende Socializing-Events bei der Rückkehr ins Büro wäre aber auch ein falsches Signal.

Mit Blick auf die aktuell geltenden Abstandsregelungen lässt sich feststellen, dass diese nur umgesetzt werden können, wenn ein Teil der Mitarbeiter in die Büroflächen zurückkehrt. Dies führt dazu, dass mittel- bis langfristig die Zusammenarbeit zwischen „realen“ und „virtuellen“ Kollegen ermöglicht werden muss. Neben einem starken Einfluss auf die Team- und Meetingkultur der Unternehmen hat dies auch einen Einfluss auf die verwendeten Arbeitsmittel. Insbesondere im agilen Kontext war die Arbeit mit physischen Boards und die Anwesenheit im Büro ein wichtiges Element. Damit weiterhin alle Kollegen daran partizipieren können, muss also das Konzept der physischen Boards beziehungsweise der Präsenzmeetings überarbeitet werden.

Auch bei der Verteilung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze im Büro entstehen neue Herausforderungen. Abstand kann nur eingehalten werden, wenn weniger Mitarbeiter vor Ort sind. Dies kann entweder durch einen zentral erstellten Anwesenheitsplan erfolgen. Eine Alternative wäre auch eine dezentralisierte Entscheidung, sodass sich die Teams selbst mit der Fragestellung auseinandersetzen. In jedem Fall sollten die Mitarbeiter bei der Lösungsfindung eingebunden werden, denn die Situation im Homeoffice sieht bei jedem anders aus.

Die Liste an denkbaren Herausforderungen durch Corona kann noch beliebig erweitert werden. Die Auswahl zeigt, dass der Weg zurück in die Normalität von vielen Aspekten beeinflusst wird. Wie das Vorgehen konkret aussieht, muss daher für jedes Unternehmen individuell beantwortet werden. Dabei kann jedes Unternehmen selbst aktiv dazu beitragen, dass Corona nicht nur als Krise in die Geschichte eingeht, sondern auch als Chance für einen erfolgreichen „Neuanfang“ genutzt wird.

Denkanstösse für den Neustart

Für einen gelungenen Wiedereinstieg gibt es kein Patentrezept und auch keinen alleinigen Verantwortlichen. Die Krise kann nur dann als Chance genutzt werden, wenn alle Mitarbeiter im Unternehmen an einem Strang ziehen und auch alte Gewohnheiten verändern. Ein schlichtes „back to normal“ wäre eine verschenkte Opportunität für die Beteiligten. Wir haben nun einige Denkanstösse zusammengetragen, welche in der aktuellen Situation helfen und unterstützen können.

Corona hat gezeigt, dass Unternehmen schnell und innovativ reagiert und neue Produkte und Services geliefert haben – sie haben agil gehandelt:

• Hohe Liefergeschwindigkeit sichern

Innovationen spriessen momentan überall aus dem Boden. Dieser Pioniergeist sollte nicht mit fixen Gateways, Meetings und Releaseplänen erstickt werden. Sichern wir uns diesen Spirit.

• Neue Produkte stabilisieren

Sicherlich mussten die Lösungen in den letzten Wochen extrem schnell gefertigt werden. Die Zeit sollte genutzt werden, damit technische Schulden schnell beglichen und die neuen Produkte nun stabil betrieben und weiterentwickelt werden können.

Mitarbeiter sind vom Lockdown im Homeoffice unterschiedlich stark betroffen. Bei der Rückkehr sollten daher die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen:

• Individuelle Situation klären

Der Wunsch zur Rückkehr ist bei den Mitarbeitern unterschiedlich stark ausgeprägt. Durch individuelle Gespräche lässt sich herausfinden, wer (Sicherheits-)Bedenken hat oder wer zu Hause Familienangehörige betreuen muss. Bei der Entscheidung, wer wieder zurück ins Büro geht, sollten diese Faktoren berücksichtigt werden, damit keine neuen Zwänge / Ängste für die Teammitglieder entstehen.

• Einen gemeinsamen Weg finden

Gemeinsame Büro- und Remote-Tage im Team sorgen nicht nur dafür, dass die Komplexität in der Organisation und Kommunikation reduziert wird. Sie fördern auch den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team

• Freiräume für Menschliches organisieren

Der soziale Kontakt zu den Kollegen war im Homeoffice nur eingeschränkt möglich. Damit dies nachgeholt werden kann, bietet sich an den gemeinsamen Bürotagen beispielsweise ein freiwilliger Teamlunch an, bei dem zwanglos auch über Persönliches gesprochen werden kann. Alternativ kann das Teammeeting am späten Nachmittag auch mit einem Apero abschliessen. An Remote-Tagen bieten sich weiterhin virtuelle Kaffeerunden für den wichtigen ungezwungenen Austausch an.

Die Zeit im Homeoffice hat von uns allen ein hohes Mass an Anpassungsbereitschaft und Flexibilität abverlangt. Behalten wir diese zwei Eigenschaften für die Zukunft:

• Flexibilität im Büro sichern

Unter Berücksichtigung aktueller Schutzvorgaben ist eine Rückkehr ins Büro nur möglich, indem Hygiene und eine hohe Flexibilität bei der Belegung der Arbeitsplätze sichergestellt werden. Das ist nur möglich, indem die festen Arbeitsplätze aufgegeben werden und eine Clean Desk Policy eingeführt wird.

• Das neue Office ist überall

Corona hat einerseits gezeigt, dass wir produktiv im Homeoffice arbeiten können. Andererseits ist uns aber auch klar geworden, wie «schön» es im Büro mit einer klaren Abgrenzung zum Privatleben ist. Zukünftig sollte eine Kombination von remote und Büro für jeden einzelnen Mitarbeiter, Teams, externe Dienstleister und das gesamte Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden

• Die Krise als Chance nutzen

Eine gemeinsame Corona-Retrospektive hilft dem Team, aus der Zeit im Homeoffice zu lernen. Welche Themen sollten auch nach dem Lockdown in den Arbeitsalltag übernommen werden? Es ist aber auch interessant, was in der Homeoffice-Zeit vermisst wurde oder was nicht funktioniert hat. Wie kann dies zukünftig sichergestellt werden?

• Aus der Vergangenheit lernen

Die Zeit nach Corona eignet sich als Neuanfang. Durch kritische Überprüfung der bestehenden Prozesse, Regelmeetings und Organisationsform können diese an die aktuellen Bedürfnisse angepasst werden. So kann die Krise für einen gestärkten Neuanfang genutzt werden.

Da wir zukünftig vermehrt an unterschiedlichen Orten arbeiten werden ist es wichtig, dass auch unsere Meetings und eingesetzt Tools angepasst und digitalisiert werden:

• Das Daily ausweiten

In den ersten Wochen im erneut neuen – gemischten – Arbeitsmodus wird es wieder vermehrt Abstimmungsbedarf geben. Das Daily kann hierfür genutzt und erweitert werden. Es bietet sich auch an, im Daily einen kurzen Stimmungscheck durchzuführen, damit auch die Remote-Mitarbeiter am Teamklima teilhaben können.

• Zeit zum Arbeiten schaffen

Zurück im Office besteht die Gefahr, dass jede Menge «Onsite»-Meetings stattfinden und nachgeholt werden. Es bietet sich an, dass gemeinsam mit dem Team die Kalender gesichtet und ausgedünnt werden. Wer geht zu welchem Meeting? Wo reicht ein Teamstellvertreter aus? Ziel sollte sein, dass die Teammitglieder auch genügend freie Zeit zum Abarbeiten ihrer Aufgaben haben.

• Für das digitale Arbeiten aufrüsten

Damit ein verteiltes Arbeiten effizient möglich ist und Informationsgleichheit zwischen den Kollegen im Büro und Homeoffice herrscht, sollten Unternehmen vermehrt in digitale Hardware investieren. Elektronische Flipcharts, digitale Whiteboards und Videokameras sind eher noch eine Seltenheit in den Besprechungsräumen. Diese Tools stellen sich jedoch als äusserst nützlich heraus, wenn es darum geht, interaktive Meetings auch remote zu veranstalten. Auch das Kanban-Board und Backlog kann über Beamer und grosse (Touch-)Screens im Teamraum virtualisiert werden, sodass auch die Kollegen von zu Hause auf die Boards jederzeit zugreifen können.

Regeln der Zusammenarbeit vereinbaren

Zukünftig werden wir mittel- bis längerfristig mobiler und verteilter arbeiten. Damit der persönliche Austausch in den Meetings dennoch sichergestellt wird, sollten gemeinsame Spielregeln erstellt werden. Beispielsweise:

• • Wir laden zu allen Meetings standardmässig auch mit einem Skype / MSTeams-Link ein
  • Wenn wir im Büro sind, nehmen wir physisch an den Meetings teil
  • Wir teilen unseren Bildschirm mit den Remote-Kollegen
  • Wir verwenden die vorhandene Videotechnik – auch im Homeoffice

Die Denkanstösse beziehen sich nicht explizit auf eine Rolle. Für einen erfolgreichen Schritt in Richtung Normalität benötigt es das Engagement jedes Einzelnen. Offen bleibt jedoch, was unter der neuen Normalität verstanden wird. Ein „Weiter so“ wie früher wäre eine verschenkte Möglichkeit für alle.

Wir freuen uns, wenn wir dieses Thema gemeinsam mit euch vertiefen und diskutieren können:

• Was sind eure grössten Herausforderungen auf dem in den Büroalltag?
• Wie wird bei euch der Wiedereinstieg organisiert?
• Wie wird sich unsere Arbeitswelt und das agile Arbeiten in Zukunft verändern?

Wir freuen uns auf eure Ergänzungen. In der Zwischenzeit arbeiten wir an einem weiteren Blog-Beitrag, welcher den Fokus darauf richtet, was wir aus der Krise gelernt haben und wie erfolgreiche Organisationen in der Zukunft arbeiten werden.