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Agile Team Facilitation – der Effektivitäts-Booster für dein agiles Team


Dieter Prohammer

«Facilitation» ist ein englischer Begriff, der sich nicht so einfach ins Deutsche übersetzen lässt. Oft wird Facilitation mit «Moderation» übersetzt, aber das greift meiner Meinung nach zu kurz. Der Ursprung des Wortes Facilitation stammt aus dem lateinischen «facilis», was so viel heisst wie «leicht, leicht zu tun, mühelos». In Wörterbüchern findet man folgende Übersetzungen: Erleichterung, Förderung oder auch Vereinfachung, Ermöglichung.

 Übersetzung von «Facilitation»: Erleichterung, Förderung – seltener: Vereinfachung, Ermöglichung
Übersetzung von «Facilitation» (Quelle: Linguee.de)

Das passt viel besser, denn genau darum geht es bei Facilitation. Einer Gruppe oder einem Team zu ermöglichen oder zu erleichtern, selbst gesetzte Ziele in einem kreativen Gruppenprozess gemeinsam zu erreichen. Facilitation ist eine der Kernaufgaben eines Scrum Masters oder Agile Coaches und kann als Produktivitäts- und Kreativitäts-Booster Gruppen und Teams entscheidend voranbringen.

Facilitation- eine Kernkompetenz des Agile Coaches

In ihrem mittlerweile zum Standardwerk für Agile Coaches avancierten Buch Coaching Agile Teams beschreibt Lyssa Adkins Facilitation als eine der zentralen Disziplinen, die ein Agile Coach beherrschen sollte, neben Teacher, Coach-Mentor, Conflict Navigator, Collaboration Conductor und Problem Solver. 

Auflistung der Disziplinen eines Agile Coaches
Agile Coaching Disziplinen (Quelle: SwissQ Agile Facilitation Toolbox – nach Lyssa Adkins)

Facilitation-Skills sind nicht einfach angeboren, sie lassen sich erlernen und sollten fortlaufend geübt und verbessert werden. Die Akkreditierungs- und Zertifizierungsorganisation ICAgile definiert Lernprogramme, um individuelle und organisatorische Fähigkeiten für Business Agilität zu erlangen. Das Lernprogramm Leading Change fokussiert neben Agile Leadership auf die Coaching Kompetenzen unter Berücksichtigung der Entwicklungsstufen eines Agile Coaches:

  • Agile Team Facilitator – befähigt einzelne Teams
  • Agile Coach – fokussiert auf die Entwicklung von Teams und teamübergreifende Agilität
  • Enterprise Coach – befähigt Führungskräfte, fokussiert auf kulturelle und organisatorische Veränderungen
Alt Text: ICAgile Agile Coaching Learning Tracks und Zertifikate verknüpft mit den Entwicklungsstufen eines Agile Coaches mit Darstellung des Einsatzgebietes von Mitarbeiter über Team, Team of Teams bis Organisation
ICAgile Learning Tracks und Entwicklungsstufen eines Agile Coaches (Quelle: SwissQ Agile Facilitation Training)

Unabhängig davon, auf welcher Stufe ein Agile Coach agiert, Facilitation ist immer eine Kernkompetenz, um die Zusammenarbeit, Kreativität und Effektivität von Teams und Gruppen zu stärken.

Agile Team Facilitation

Die ICAgile Definition von Facilitation lautet:

 «Facilitation is helping a group identify common objectives and offering group processes to achieve those outcomes while maintaining neutrality.»

Es geht also erstmal darum, der Gruppe zu ermöglichen, selbst die Ziele zu definieren. Der Facilitator gestaltet dann den Gruppenprozess situationsgerecht so, dass die Gruppe vorhandenes Wissen und Erfahrung effektiv einsetzen kann. Dies um die selbstgesetzten Ziele zu erreichen. Dabei bleibt der Facilitator neutral. Es sind nicht seine Ziele, die Ergebnisverantwortung liegt bei der Gruppe – im Gegensatz zum Moderator, der in einer Diskussion üblicherweise eine eigene Agenda verfolgt.

Facilitation beinhaltet:

  • Verständnis über das Thema vertiefen
  • Perspektivenwechsel herbeiführen
  • alle Teilnehmer einbeziehen
  • Methoden und Hilfsmittel zielgerichtet und spezifisch einsetzen
  • Selbstorganisation in der Gruppe unterstützen
  • Der Gruppe einen Raum bereitzustellen, um neue – bisher undenkbare – Optionen zu entdecken und erkunden

Facilitation erfolgt meist in Meetings und Workshops, kann aber auch in formellen oder informellen Gesprächen sehr hilfreich sein.

Der Agile Team Facilitator ermöglicht es einem agilen Team effektiv agieren zu können, sich zu entwickeln und zu wachsen. Dies wird erreicht durch:

  • Anbieten von Kollaborations-«Containern» für das Team
  • Erleichterung agiler Praktiken und täglicher Teaminteraktionen
  • Förderung der Zusammenarbeit und inklusiven Interaktionen im Team
  • Förderung der Selbstorganisation des Teams 

Scrum Master und Agile Coaches werden diese Disziplin häufig einsetzen, um agile Teams zu befähigen, effektiv zu agieren und als Team zu wachsen.

Der Facilitation Prozess

Obwohl Facilitation immer situations- und kontextbezogen erfolgt, folgt sie doch einem Meta-Prozess:

Alt Text: Der Facilitation Prozess: Vorbereitung – Durchführung - Nachbereitung
Facilitation Prozess (Quelle: SwissQ – Agile Facilitation Toolbox)

Facilitation lebt vom gekonnten Umgang mit einem sich dynamisch entwickelnden Gruppen-Prozess. Dabei muss der Facilitator mit Unvorhergesehenem und Störungen, die die Zusammenarbeit oder die Zielerreichung behindern, umgehen können. Dazu gehören unerwartete Zielsetzungen des Teams oder plötzlich aufkommende Bedürfnisse oder Erwartungen. Es gehören aber auch Störfaktoren wie störendes Verhalten der Teilnehmer oder technische Störungen dazu – insbesondere bei online Meetings. Gekonntes Umgehen damit hilft dem Facilitator, eine fokussierte und lösungsorientierte Arbeitsatmosphäre und eine positive Stimmung zu schaffen. 

Weil auch in diesem Fall eine gute Vorbereitung die halbe Miete ist, haben wir ein Facilitation Canvas entwickelt, das dir helfen kann, das Meeting oder den Workshop gut vorzubereiten, um mit deinem Team das bestmögliche Ergebnis zu erreichen:

Facilitation Canvas für die Vorbereitung: Warum – Was – Wo – Wer - Wie
Facilitation Canvas (Quelle: SwissQ – Agile Facilitation Toolbox)

Facilitation Mindset

Der Facilitator ist wie bereits erwähnt, per Definition neutral in Bezug auf das Ziel und die Ergebnisse des Workshops. Er sollte es in der Zusammenarbeit und in Diskussionen unbedingt vermeiden, Partei zu ergreifen für die eine oder andere Seite. Nur so kann das nötige Vertrauen entstehen, damit alle Teilnehmer sich einbringen können und die Ziele der Gruppe echt ergebnisoffen erarbeitet werden. 

Diese neutrale Haltung muss der Facilitator bewusst einnehmen und immer wieder üben. Ein gut gemeinter inhaltlicher Vorschlag ist rasch gemacht, kann aber langfristig mehr schaden als helfen. Dies wird häufig als «Berater-Falle» bezeichnet. Folgende Ansätze helfen, neutral zu bleiben: 

  • vorbereitet sein
  • genau dokumentieren – nicht interpretieren
  • bewusst in der Rolle bleiben
  • Partizipation fördern
  • inklusive Verbal- und Körpersprache verwenden

Während ein externer Facilitator sich auf Neutralität aus seiner Rolle heraus beziehen kann, ist man als Agile Team Facilitator meiner Meinung nach implizit in das Ergebnis «investiert». Der Scrum Master ist Teil des Teams und somit implizit nicht neutral, was die Ziele des Teams betrifft. Auch als Agile Coach bin ich Teil einer Organisation oder habe einen inhaltlichen Auftrag, bestimmte Arbeitsweisen, Praktiken, Verhalten zu fördern und ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. 

Deshalb ist es essenziell wichtig, sich der Rolle bewusst zu sein und die Haltung eines Facilitators in der jeweiligen Situation bewusst einzunehmen. Das bedingt ein hohes Mass an Selbstmanagement und «Selbst-Bewusstsein». 

Alt Text: Prinzipien eines Agile Team Facilitators
Agile Team Facilitation Prinzipien (Quelle: SwissQ)

Obenstehende Grafik beschreibt weitere Prinzipien und Verhalten, die neben den bereits erwähnten, die Grundhaltung eines erfolgreichen Agile Team Facilitators ausmachen. Coaching Kompetenzen wie aktives Zuhören, Powerful Questions, Stille aushalten, usw. ergänzen das Repertoire eines guten Facilitators.

Mehrwert von Facilitation

Agile Team Facilitation kann als Effektivitäts-Booster für eine agiles Team wirken. Einige Vorteile sind:

  • Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven und Nutzung der kreativen Energie der Gruppe
  • Das Team übernimmt Verantwortung für die Ergebnisse, die es selbst erarbeitet hat
  • Inklusion aller Beteiligten und dadurch verbesserter Teamzusammenhalt
  • Dokumentation der Ergebnisse und der Folgemassnahmen
  • Verbesserung der Effizienz von Meetings und Workshops 
  • Aktives Aufzeigen und Angehen von dysfunktionalem Verhalten im Team 

Insgesamt führt dies zu besseren Ergebnissen und einer wesentlich engeren Zusammenarbeit im Team, basierend auf Vertrauen, Respekt, Offenheit und gegenseitiger Wertschätzung.

Dein Werkzeugkasten für Agile Team Facilitation

In diesem Blog habe ich versucht zu beleuchten, was Facilitation eigentlich ist und was einen guten Agile Team Facilitator ausmacht. 

Möchtest du dein Team befähigen, seine Ziele besser zu erreichen, um mehr Wirkung zu entfalten? Die SwissQ Agile Facilitation Toolbox enthält Konzepte, Methoden und Tools, mit denen du deine Facilitation Fähigkeiten im Alltag noch besser zur Geltung bringen kannst, unter anderem:

  • Facilitation Guides für die Scrum Events
  • Powerful Questions
  • Facilitation unter Berücksichtigung der Team Maturität
  • Liberating Structures
  • und vieles mehr…

All das ist auch Teil unseres neuen Agile Team Facilitation Trainings mit ICAgile Zertifikat. Die Agile Facilitation Toolbox, das Facilitation Canvas, weitere Blogs zum Thema und unser Trainingsangebot haben wir kompakt auf unserer Webseite für dich zusammengestellt. 

Wenn du mehr zum Thema erfahren möchtest, hilfreiche Tipps für eine konkrete Herausforderung brauchst oder dich zum Thema austauschen möchtest, kannst du mich gerne kontaktieren.

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